Grāmatvedības joma balstās uz precīzu numuru un finanšu datu organizāciju un analīzi. Tas padara to par ideālu vietu datorizētiem rīkiem, lai atvieglotu cilvēku grāmatvežu dzīvi un ļautu uzņēmumiem sagatavot precīzākus finanšu pārskatus. Taču, lai būtu pozitīva ietekme, datorizētām grāmatvedības sistēmām ir nepieciešama rūpīga plānošana un izpratne pirms to ieviešanas.
Palielināta produktivitāte
Grāmatveži, kuriem ir piekļuve datorizētām grāmatvedības sistēmām, var strādāt ātrāk un baudīt lielāku produktivitāti. Programmatūra ļauj grāmatvežiem veikt izmaiņas ātrāk nekā drukātas virsraksta vai diagrammas pielāgošana. Mazāks datu apstrādes laiks ļauj grāmatvežiem vairāk laika analizēt datus un iegūt maksimālu labumu no tā. Finanšu datu attēlošana datora ekrānos ir efektīvāka un videi draudzīgāka nekā papīra ziņojumu drukāšana pat maziem uzdevumiem. Datu organizēšanas rīki ļauj viegli atrast konkrētu informāciju jebkurā laikā.
Paaugstināta precizitāte
Datorizēta grāmatvedības sistēma samazina cilvēku kļūdas risku. Datori apstrādā skaitļus un veic aprēķinus ar 100% precizitāti, kas novērš matemātiskas kļūdas iespēju, kas noved pie neprecīza rezultāta. Grāmatvedības programmatūra arī regulāri nodrošina galveno datu dublēšanu, lai tos izgūtu sistēmas bojājuma vai drošības pārkāpuma gadījumā. Lai gan datu ievades gadījumā joprojām ir daudz kļūdu, grāmatvedības programmatūra var identificēt pretrunas un pat palīdzēt labot vienkāršas kļūdas.
Izmaksas
Tradicionālās grāmatvedības nodaļas atjaunināšana, lai izmantotu datorizētu sistēmu, var radīt ievērojamas izmaksas, jo īpaši lielākiem uzņēmumiem. Papildus personāla reorganizācijai un grāmatvedības programmatūras iegādei uzņēmumam ir jāiegulda arī jaunos datoros, regulāros programmatūras atjauninājumos, apmācībā un jaunā darbā pieņemšanas politikā, lai pieņemtu darbā grāmatvežus, kuri ir iepazinušies ar sistēmu vai var iemācīties to izmantot ātri.
Cilvēka vajadzība
Neskatoties uz to progresējošo sarežģītību, datorizētās grāmatvedības sistēmas nevar pilnībā aizstāt cilvēka grāmatvežus. Grāmatvedības jomai ir nepieciešami spriedumi un improvizēta domāšana, ko pat vissarežģītākā programmatūra nevar darīt. Grāmatvežiem ir arī jāsaprot mainīgā likumdošanas un uzņēmuma politikas ainava, no kuriem daži nonāk jaunās datorizēto grāmatvedības sistēmu versijās un citi, kas kontrolē to, kā grāmatveži izmanto savus datorizētos rīkus.
