Uzņēmumi bieži izmanto datorizētu grāmatvedības sistēmu grāmatvedības darījumu un uzskaites apstrādei un uzturēšanai. Sistēma absorbē un saglabā šos datus, izmantojot tādus moduļus kā parādu parādi, debitoru parādi, izmēģinājuma bilance un algas. Datorizēta grāmatvedības sistēma ir īpaši izstrādāta konkrētam uzņēmumam vai tā tiek iegādāta no trešās puses (piemēram, Timberline vai MAS 200). Datorizēta grāmatvedības sistēma ir vērtīgs instruments daudziem uzņēmumiem.
Ātrums
Sistēma apstrādā datus ātri. Tiklīdz informācija ir ievadīta saistītajā modulī, piemēram, algas vai maksājamie konti, sistēma tos apstrādā un uzglabā uzreiz.
Automātiskā ģenerēšana
Lielākajai daļai datorizēto grāmatvedības sistēmu ir tādas funkcijas kā pasūtījumu ievadīšana un saistītu rēķinu ģenerēšana. Darba devējs var izveidot kontus saviem klientiem, glabājot to vārdus, adreses, pasūtījumus un rēķinus tik ilgi, cik nepieciešams. Datorizēta sistēma arī ļauj darba devējam veikt un izdrukāt konta izrakstus. Turklāt daudzās grāmatvedības sistēmās ir algu aprēķināšanas funkcija, kas ļauj veikt pilnīgu algu saraksta apstrādi, tostarp pārbaužu un pārskatu ģenerēšanu un drukāšanu.
Savlaicīgums
Darba devējs var drukāt un atkārtoti izdrukāt klientu pasūtījumus, rēķinus un visus citus grāmatvedības darījumus pēc vajadzības. Viņš var arī viegli atrast darbinieku algas datus, piemēram, pašreizējo adresi un samaksas summu, bez nepieciešamības meklēt, izmantojot kartotēkas, lai atrastu personāla failus.
Dzēš manuālo apstrādi
Datorizēta grāmatvedības sistēma novērš manuālu apstrādi. Pēdējais ietver uzņēmuma ienākumu, izdevumu, peļņas, zaudējumu un samierināšanas apstrādi un reģistrēšanu ar rokām, radot daudz kļūdu. Ar rokām tiek reģistrēti arī algu un darījumu nodokļu darījumi. Ar datorizētu grāmatvedības sistēmu darba devējam ir vienmērīgāks uzskaites un līdzsvarošanas process.
Personāla motivācija
Datorizēta grāmatvedības sistēma bieži prasa darbiniekiem mācības, lai apgūtu jaunas prasmes, padarot tās jūtamas motivētas. Turklāt darba devējs var izmantot ārpakalpojumus apmācības rīkošanai programmatūras kompānijas pārstāvim, radot mazāk spiediena uz personāla locekļiem, lai pārvaldītu apmācību.
Vienkāršo revīzijas
Ja federālā vai valsts valdība nolemj revidēt uzņēmumu, datorizēta grāmatvedības sistēma vienkāršo procesu. Parasti pirms audita veikšanas revidents paziņo darba devējam pa pastu par konkrētiem revīzijai nepieciešamajiem dokumentiem. Atkarībā no revīzijas rakstura dokumentos var iekļaut nodokļu deklarācijas, algu sarakstus un kontu diagrammu.
Datorizēta grāmatvedības sistēma var uzglabāt daudzu gadu informāciju. Ja revīzija to prasa, darba devējs var piekļūt informācijai, kas iegūta no daudziem gadiem. Ja revīzijas laikā revidents spontāni pieprasa grāmatvedības dokumentu, darba devējs var to ātri noņemt no sistēmas, nevis veikt uzglabāšanas kastes, lai atrastu cietās kopijas.
Samazina piespiešanu
Datorizēta grāmatvedības programmatūra apgrūtina darbiniekiem nozagt naudu no uzņēmuma. Piemēram, ja algas darbinieks mēģina maksāt vairāk par atļauto summu, viņas zādzība, visticamāk, tiks atklāta, jo grāmatvedības sistēma saglabā visus saglabātos darījumus.
