Uzņēmuma finanšu darījumu uzskaite ir svarīga ikdienas darbības funkcija. Pareizas grāmatvedības sistēmas izstrāde un izmantošana nodrošinās visu darījumu pareizu un precīzu uzskaiti uzņēmuma galvenajā grāmatā. Tehnoloģiskie sasniegumi atvieglo grāmatvedības procesu daudziem uzņēmumiem.
Manuālā sistēma
Manuālajās grāmatvedības sistēmās tiek izmantoti vairāki papīra žurnāli, lai reģistrētu finanšu darījumus. Uzņēmumiem ir atsevišķas grāmatvedības uzskaites sistēmas katrai grāmatvedības sistēmas daļai, piemēram, debitoru parādiem, debitoru parādiem un pārdošanai. Grāmatveži pēc tam konsolidē šos virsrakstus vienā galvenajā grāmatā, nodrošinot bilanci katrai virsgrāmatai. Ģenerālgrāmatas piezīmjdators palīdz veidot finanšu pārskatus.
Manuālie grāmatvedības ieguvumi
Kaut arī garlaicīgs un laikietilpīgs, manuālās uzskaites sistēmas piedāvā dažas priekšrocības. Grāmatas ir viegli pārskatāmas, un grāmatveži vajadzības gadījumā var veikt vienkāršas izmaiņas; individuālie konti ir viegli saskaņojami, jo informācija ir sistemātiska, izmantojot katru virsgrāmatu. Grāmatveži arī gūst labumu no katras virsgrāmatas fiziskas apstrādes un piezīmju izveidošanas klientu kontos par visiem jautājumiem, kuriem nepieciešams precizējums vai labojumi.
Datorizētā sistēma
Izklājlapas un grāmatvedības informācijas sistēmas pieprasa grāmatvežiem ievadīt finanšu datus, un tad matemātiskie algoritmi aprēķina informāciju vajadzīgajās grāmatās un finanšu pārskatos. Datorizētās sistēmas arī ļauj grāmatvežiem veidot tendenču analīzi un ātri un precīzi ziņot par visām novirzēm. Turklāt visu uzņēmumu nodaļu darījumi ir pieejami, izmantojot datorizētas grāmatvedības sistēmas, kas sniedz grāmatvežiem labāku piekļuvi finanšu informācijai.
Datorizēti grāmatvedības ieguvumi
Datorizēta grāmatvedība sniedz vairākus ieguvumus nekā manuālā uzskaite; grāmatveži apstrādā vairāk informācijas ātrāk, formulas pārbauda aprēķinātos kopsummas un kļūdas ir mazāk izplatītas. Grāmatvedības sistēmas arī ir pielāgojamas nozarei, ļaujot grāmatvežiem izmantot iepriekšējās veidnes savai galvenajai grāmatai. Grāmatveži arī var relatīvi viegli uzglabāt vairākus gadus ilgušu finanšu informāciju, dodot viņiem iespēju pārskatīt iepriekšējā gada informāciju bez šķirošanas pa papīra grāmatām.
Labākā metode
Lielākā daļa uzņēmumu izmanto datorizētu grāmatvedības sistēmu, lai reģistrētu un prezentētu savu finanšu informāciju. Sistēma ļauj precīzi ierakstīt biznesa darījumus un ātri sagatavot finanšu pārskatus vadības pārskatīšanai. Kaut arī manuālās uzskaites funkcijas ir mainījušās, tā nekad pilnībā neatstās. Lai nodrošinātu precizitāti un derīgumu, grāmatvežiem jāpārskata grāmatvedības sistēmas finanšu pārskatos sniegtā informācija. Grāmatvedim ir arī jānodrošina, lai visa finanšu informācija atbilstu vispārpieņemtiem grāmatvedības principiem un citām regulatīvo aģentūru sniegtajām vadlīnijām.
