Oficiālas vēstules rakstīšana uz valdi - vai tā būtu skolas padome vai starptautiska korporācija - var šķist grūts uzdevums no pirmā acu uzmetiena. Tomēr tā mazināšana mazos, pārvaldāmos pasākumos padara to par daudz vieglāku procesu, nekā jūs sākotnēji varētu gaidīt. Oficiāla vēstule valdei seko visiem biznesa vēstules noteikumiem. Ir svarīgi, lai jūsu vēstule būtu īsa un precīza. Oficiālajai vēstulei nevajadzētu būt garākai par lapu, tādēļ, ja jūsu vēstule pārsniedz šo, saglabājiet rediģēšanu, līdz jūs to nokļūsiet pie pamata faktiem.
Norādiet sarakstu ar lietām, kuras jūs iekļausit savā vēstulē valdei. Ja, piemēram, jūs rakstāt valdei, lai pieprasītu naudu klases braucienam, norādiet, kuri studenti tiks iesaistīti un kur un kad tas notiks.
Oficiālās vēstules formāts ir šāds: atgriešanās adrese, datums, iekšēja adrese, sveiciens, vēstules teksts un aizvēršana. Viena collas malas ir jāatstāj uz visām četrām lapas pusēm.
Izmantojiet bloka formātu un sāciet visu tekstu lapas kreisajā pusē. Atstājiet vienu tukšo rindu starp katru burtu daļu, nevis ievilkumu.
Ja iespējams, uzrakstiet uz veidlapas. Tomēr, ja jums nav veidlapas, ievadiet savu adresi augšējā kreisajā stūrī. Ievadiet tukšu rindu un pēc tam ierakstiet datumu.
Ievadiet kuģa iekšējo adresi, to pašu adresi, kas parādās uz aploksnes, jo tā atdala biznesa vēstules no draudzīgajām. Bez iekšējās adreses cilvēki var tikt sajaukti par to, kam tas ir paredzēts.
Ierakstiet sveicienu. Šajā gadījumā tas būtu „Dārgais priekšsēdētājs Jones un Pasaules amatniecības padomes locekļi”. Vēl viena iespēja ir „Dārgie Pasaules amatniecības padomes locekļi”,
Iegūstiet taisni uz punktu. Neuztraucieties ar vēlēšanos cilvēkiem patīkamu dienu vai interesēties par viņu veselību. „Es rakstu uz klāja” norāda, ka jūs domājat par uzņēmējdarbību.
Saglabājiet formālu biznesa līdzīgu toni jūsu vēstulē. Palieciet prom no personīgiem jautājumiem un ievērojiet faktus.
Saglabājiet savus punktus un teikumus īsi un neaizmirstiet sākt jaunu punktu, kad jūs maināt savas vēstules idejas uz valdi. Izvairieties no vārdiskiem teikumiem un nelietojiet lielu vārdu, ja mazs darīs.
Aizveriet savu vēstuli uz tāfeles ar “Sirsnīgi” un ņemiet vērā, ka tam seko komats. Vēl viens pieņemams oficiāls noslēgums ir „Ar cieņu”.
Atstājiet trīs vai četras rindas parakstam, pēc tam ierakstiet savu vārdu. Ja kopējat vēstuli nevienam citam, pievienojiet “Cc” un ierakstiet to nosaukumus.
Ļaujiet jūsu vēstulei uz klāja sēdēt 24 stundas un pēc tam izlabot gramatikas vai drukas kļūdas. Izlasiet savu vēstuli skaļi un novērtējiet to formālajam tonim un saturam. Attiecīgi rediģējiet.
