Lielu biznesa notikumu grafika maiņa var būt loģisks murgs; pat ar ticamākajiem iemesliem mainīt datumu, klienti un biznesa kontakti tiks kairināti un neērti. Jūsu sniegtā informācija arī būtiski ietekmēs dalībnieku iespaidu; rūpēties par apologētisku, tomēr optimistisku, tāpēc saņēmēji pārskatīšanas grafiku uzskatīs par īslaicīgu atslābumu, nevis kā nepareizu vai sliktas plānošanas rezultātu.
Ievietojiet printerī kādu firmas veidlapu; tas ir oficiāls paziņojums par jūsu hostinga notikuma pārplānošanu. Laiks ir būtisks, un vēstuļu veidlapas efektīvāk uztver saņēmēja uzmanību nekā parasts papīrs.
Atveriet izvēlēto teksta apstrādes programmu. Sāciet jaunu dokumentu, izvēloties "File" un "New".
Ierakstiet datumu un izlaidiet līniju. Izmantojiet teksta apstrādes programmas pasta sapludināšanas funkciju, lai ievietotu dalībnieku vārdus un adreses.
Sāciet, norādot, ka jums būs jāpārplāno notikums un jāatjaunina savas atmiņas par to, kas notikums ir bijis un kad tas bija jānotiek sākotnēji.
Atvainojiet un attaisnojiet kavēšanās iemeslu. Atvainojiet vairāk nekā vienu reizi vai saņēmēji to var uzskatīt par vainas vai nepareizas pārvaldības atzīšanu.
Sniedziet informāciju par to, kad notikums notiks. Ja jūsu uzņēmums piedāvā kompensāciju par atkārtotas rezervēšanas maksu vai citu stimulu, sīki izklāstiet, kā dalībnieki var pieteikties kompensācijas saņemšanai. Spēlējiet labās ziņas; ja pārplānošana ir laimīgs notikums, piemēram, laika grafiks ar laika apstākļiem, komentējiet to.
Paldies dalībniekiem par sadarbību un sniedziet viņiem kontaktinformāciju, par kuru viņi var zvanīt, ja viņiem ir jautājumi vai grūtības pārcelt savu vizīti.
Parakstiet burtu "Ar cieņu" un izlaidiet trīs rindiņas. Ierakstiet savu pilnu vārdu un nosaukumu. Drukājiet burtus un parakstiet katru virs jūsu drukātā nosaukuma.
Nosūtiet vēstules ar ātrāko pakalpojumu, ko varat atļauties. Ja jūs nevarat atļauties nosūtīt lielu skaitu burtu no Priority Mail, vispirms zvaniet katram dalībniekam un sniedziet pamatinformāciju par notikuma grafiku. Ļaujiet viņiem zināt, ka sekos oficiāla vēstule.
