Procesa dokumentācija ir procesu reģistrēšana, ko uzņēmums veic regulāri. Parasti izveido, lai apmācītu darbiniekus, procesu dokumentācija un apmācība dažkārt var aizņemt laiku no citām darbībām. Tomēr problēmu novēršana, ko izraisa darbinieki, kuri nesaņēma atbilstošu apmācību vai kuri nesaprata pareizo veidu, kā veikt procesu, var aizņemt laiku no dienas.
Integrācija
Organizācijas sastāv no vairākiem procesiem, kas apvienoti, lai sasniegtu visaptverošu mērķi. Procesa dokumentācija ietver šo dažādo procesu reģistrēšanu, lai organizācijas varētu saprast, kā tās darbojas, kā arī izstrādāt stratēģijas to uzlabošanai.
Skaidrība
Procesi ir jāreģistrē skaidri un pārliecinoši, jo šie procesi var arī palīdzēt formulēt izmaiņas, kas nepieciešamas, kā darbinieki tos veic. Vadība dažkārt var izstrādāt procesu dokumentāciju mācību rokasgrāmatās, lai apmācītu jaunus darbiniekus.
Apstrīdams
Procesa dokumentācijai jābūt apstrīdamai, lai cilvēki, kas nekad nav veikuši šos procesus, tos varētu darīt. Iemesls, kāpēc daži produkti ir vienādi visā veikalu ķēdē, ir tāds, ka šo produktu izveides process - piemēram, tasi kafija - ir skaidri dokumentēts tādā veidā, kas ļāva citiem radīt izstrādājuma dublikātus. Procesa dokumentācijai jābūt apstrīdamai, lai palīdzētu vadītājiem apmācīt darbiniekus.
Cēlonis un sekas
Procesa dokumentācijai jābūt rakstītai, lai skaidri noteiktu procesu cēloņsakarību. Procesi ir jādokumentē atsevišķi, kā arī dokumentēti, lai izskaidrotu, kā dažādie procesi ir savstarpēji saistīti. Piemēram, organizācija varētu vēlēties saprast, kā tā sanāksmju process ietekmē uzņēmuma diskusiju atklātību.
Atteikums
Procesa dokumentācijas veidotājiem ir jāapzinās, ko procesa dokumentācijā izlaist. Piemēram, daži procesi ir tik vienkārši, ka tie nav jāapraksta. Citi procesi ne vienmēr ir jāveic pareizi katru reizi.
Process un apmācība
Bieži vadītāji var apvienot procesu dokumentāciju un apmācību. Procesa dokumentācija var ietaupīt laiku darbiniekiem, kuri varētu veikt citus uzdevumus, nevis izmantot apmācību. Tomēr procesa dokumentācija ne vienmēr pietiekami skaidro informāciju darbiniekiem. Bieži vien tas ir jāapvieno ar praktisku apmācību, lai nodrošinātu, ka jaunais darbinieks skaidri saprot informāciju.
