Oficiālas vēstules rakstīšana direktoru padomē var būt biedējošs process. Šī ir jūsu iespēja saņemt jūsu domas, ko uzklausa atbildīgie, tāpēc ir svarīgi ievērot oficiālo procesu. Bet nav nekāda jēga, lai formatētu tekstu, ja saturam trūkst vai vēstulē ir gramatiskas kļūdas.
Pirms vēstules uzsākšanas valdei
Atbilstoši direktoru padomei zināt, ko vēlaties pateikt. Kāda ir jūsu motivācija? Ko jūs vēlaties paveikt? Sūdzības vēstulei ir vajadzīgs pavisam cits viedoklis no, piemēram, vēstules, kas meklē finansējumu projektam.
Veikt laiku, lai veiktu dažas piezīmes. Norādiet, ko teikt, un kāpēc tas jums ir svarīgi. Pēdējais nevar to ievietot vēstulē, bet tas var palīdzēt jums koncentrēties un sakārtot. Vai ir kāda dokumentācija, kas jums ir nepieciešama, lai atsauktos uz pierādījumiem vai statistiku, kuru vēlaties koplietot? Lūdziet tos gatavus un atzīmējiet, kāpēc tie ir būtiski.
Vēstules sagatavošana
Vispirms organizējiet savas piezīmes. Kāds ir lielākais punkts attiecībā uz to, kāpēc jūs rakstāt? Kādi elementi atbalsta šo punktu? Novietojiet tos kārtībā. Būtībā tas ir jūsu izklāsts, tāpēc tagad jums ir labi iet.
Daudzi cilvēki cīnās ar vēstules sākšanu, domājot, ka viņiem ir jābūt asprātīgiem no get-go, bet skaidrība ir svarīgāka. Pasakiet visu, kas jums jāsaka, tad uzlabojiet un pievelciet to rediģēšanas laikā. Lai sāktu, vērsieties pie tā „Cienījamie priekšsēdētāji Smith un valdes locekļi” un pēc tam atveriet ar “Es rakstu…”, tad miniet savu visaptverošo rakstīšanas iemeslu.
Izpildiet savu atvēršanu ar galveno atbalsta punktu un uzrakstiet pāris īsus punktus, kas ietver visas iepriekš norādītās problēmas.
Atcerieties, ka tas ir bizness, un šiem cilvēkiem ir ļoti daudz. Vai neesat puķains vai laipns vai ilgstošs. Nokļūt līdz punktam, būsiet pieklājīgs par to un godīgi pierakstieties.
Rediģēšanas nozīme
Patiesībā direktoru padomes rakstīšana nav daudz atšķirīga no oficiālas vēstules rakstīšanas, izņemot to, ka tā ir paredzēta cilvēku grupai, un tai var būt vairāk braukšanas, atkarībā no tā, kāpēc jūs rakstāt.
Lielākā daļa cilvēku pārspīlē rakstīšanu, kad vissvarīgākā daļa patiešām ir rediģēšana. Vienmēr paņemiet pārtraukumu pēc tam, kad rakstījāt kaut ko, lai galvu iztīrītu un atgrieztos ar svaigām acīm.
Veikt vismaz trīs rediģēšanas caurlaides. Meklējiet gramatikas kļūdas, nevajadzīgus vārdus un pārāk gadījuma toni. Cilvēki bieži vien kļūdās, kad ir kodolīgi ar rupjību, bet īsi rakstot ir stipra un līdz galam, gan īpašības, kas labi darbojas biznesa korespondencē.
Tomēr, esiet cieņpilni un nedaudz novēloti, bet neiejauciet vai neko nedariet pārāk biezi.
Know Your Purpose
Kā jau minēts, ir svarīgi zināt, kāpēc jūs rakstāt. Iespējams, ka trīs visbiežāk sastopamie burti ir rakstīt, lai kaut ko pieprasītu, atkāptos vai pieņemtu iespēju.
Atteikšanās: Atsakoties no uzņēmuma, projekta vai pat valdes, norādiet, ka esat pateicīgs, ka jums bija iespēja. Izskaidrojiet, vēlams, vienu teikumu, kāpēc jūs atkāpjat no amata - personisku iemeslu dēļ, lai izpētītu jaunu iespēju, jo jūs vēlaties izmainīt - bez informācijas kopīgošanas. Saglabājiet to īsu un profesionālu. Ja iespējams, piedāvājiet, ja tas būs nepieciešams, nākotnē.
Pieņemšana: Tas var būt viens punkts, kam seko pateicības paziņojums. Sakiet, ka esat lepns, ka piekrītat iespējai, jūs gaida ieguldījumu un jūs esat pateicīgs par valdes ticību. Neaizmirstiet par projektiem vai nodomiem; kas ir līgumi.
Pieprasījums: Uzreiz norādiet, ko jūs pieprasāt. Izskaidro kapec. Ja jums ir apstiprinoši pierādījumi, kāpēc pieprasījums ir derīgs, tad īsi dokumentējiet to. Izvairieties no solījumiem par sniegumu vai iznākumu, jo tie jānorāda tikai līgumā vai projekta grafikā, kur jums ir sarunu spēja. Paldies viņiem par to izskatīšanu un piedāvāšanu, lai būtu pieejami, ja viņiem ir jautājumi vai ir nepieciešama skaidrošana.
