Digitālā pasaule ir padarījusi saziņu par svarīgāko prasmju kopumu gan privātpersonām, gan korporācijām. Ja komunikācija izzūd uzņēmumā, tas bieži ir prognozes par to, kad sekos šī darbavietas dinamika. Lai pārvaldītu komunikāciju, ir jāsaprot būtiskās atšķirības starp formālo un neformālo komunikāciju, un, kad katra no tām ir vislabāk piemērota. Ja saziņa ir šķidra un atvērta, tā bieži izraisa lielāku efektivitāti, labākas attiecības un lielāku morāli.
Kas ir korporatīvā komunikācija?
Pirms nokļūstiet formālo un neformālo komunikācijas metožu sarežģītībā, ir labi, ja jums ir pamata komunikācija.
Korporatīvā komunikācija var būt gan iekšēja, gan ārēja. Reizēm tas var būt darbinieku izglītošana par zīmola tēlu un to, kā gan saglabāt, gan projektēt zīmolu, izmantojot visus savus centienus. Komunikācijas tiek izmantotas, lai veidotu ieinteresēto personu attiecības. Tas ir caur ziņojumapmaiņu, ka kaitējums tiek kontrolēts vai pasliktināts, kad lietas iet uz sāniem. Komunikācijas definē mārketingu, sabiedriskās attiecības un ārējo zīmolu atpazīstamību. Ziņojumapmaiņas un sakaru jomā korporācijas izveido ietvarus, kur tās vada, un kādus projektus izplūst caurulēs.
Īsāk sakot, korporatīvie sakari ir aiz gandrīz visiem mūsdienu biznesa aspektiem. Izcilība komunikācijā ir galvenais veids, kā gan darbinieki, gan vadība var iegūt karjeru augstākos augstumos.
Kas ir oficiālas un neformālas komunikācijas metodes?
Jebkurš veids, kā izvēlēties kaut ko zināmu, ir saziņas metode un šķirne ir plaša. Daži ietver:
- Runājot ap ūdens dzesētāju.
- Nosūtot uzņēmuma vai personas starpniecību e-pastu.
- Publicēšana korporatīvajos forumos.
- Kopīgošana korporatīvajā biļetenā.
- Ievietojot brošūru uz ēdamistabas ziņojumu dēļa.
- Tērzēšanas ziņojumapmaiņa.
- Grupu vai komandu sarunas uzņēmumā Slack group vai Basecamp.
- Korporatīvā apaļā galda apspriešana.
- Runājot par uzņēmuma pikniku.
- Jebkura veida īsziņu sūtīšana, sociālie mediji un pat video.
- Ieinteresēto personu ziņojuma izdošana.
Neviena no šīm metodēm nav efektīva komunikācijai. Viņi visi saņem vārdu. Jautājums ir, vai tās ir piemērota metode šai ziņai? Vēl svarīgāk, vai tie ir nepiemēroti?
Dažos reģionos īsziņu sūtīšana pēc stundām var būt pretlikumīga vai pretrunā ar darbinieka līguma noteikumiem. Draugi ar Facebook var būt nepiemēroti vadītājam vai vadītājam, jo tas var izraisīt neierobežotu neoficiālo darba laiku. No reģiona uz reģionu un uzņēmumu starpā, mūsdienu komunikāciju masīvs atspoguļo dažādas dilemmas un apsvērumus, kas būtu jāatzīst un jāapzinās gan vadītājiem, gan darbiniekiem.
Neformālās komunikācijas metožu piemēri
Neformālas komunikācijas ir jebkura saziņas metode, kas neatbilst uzņēmuma komandķēdei vai nepiekrīt noteiktām labākajām praksēm uzņēmumā. Tas var ietvert tenkas, baumas, gadījuma pļāpāšana, laušanas laiku un tālāk. Tas notiek e-pastos, izmantojot tekstus, grupu ziņojumapmaiņas lietojumprogrammas, ar roku rakstītas piezīmes, ziņojumus, pēc tālruņa zvaniem un pat komandu emuāros. Bieži vien tas tiek uzskatīts par peer-to-peer, kas nozīmē, ka tas reti sastopams ar personām dažādos līmeņos.
Kopumā tas var būt aizraujošs, neplānots, nejaušs un nepārbaudīts. Parasti tas nav domāts, lai to uztvertu kā galīgo teikumu, un bieži tiek gaidīts, ka tas būs izslēgts.
Varbūt viens darbinieks nejauši saka: „Es redzēju pārdošanas ziņojumus, un es domāju, ka tas nozīmē sliktas lietas mūsu darba drošībai.” Tā ir neformāla komunikācija, kas nekādā veidā neatspoguļo uzņēmuma apakšējo pozīciju. Pārdošana var būt mazāka par vairākiem iemesliem, sākot no lielā klienta, kas paziņo par bankrotu, līdz produktu attīstībai, kas palielinās līdz jaunai palaišanai, kas var padarīt veco produktu novecojušu. Lai ikviens, kas spētu uzņemties šādu neskaidru komentāru kā evaņģēlijs, varētu apdraudēt komandas morāli. Ir svarīgi, lai darbinieki saprastu gadījuma novērojumus, jo “neoficiāla saziņa” no vienas personas var sabojāt komandu.
Sakiet, ka cits darbinieks sūta uzņēmuma mēroga tekstu, aicinot visus pēc darba laika dzērienus pie Wanda laistīšanas cauruma, kur laimīgās stundas dzērieni ir vislētākie. Iespējams, tas noticis korporatīvajā kontā, un tas var ietvert darbiniekus, bet tas ir neformāls un nesankcionēts biroju apkopojums. Un tie ir lieliski komandas veidotāji, un tie ir jāmudina, bet uzņēmumam ir jābūt politikai par šādu pasākumu organizēšanu - piemēram, ne caur uzņēmuma e-pasta kontiem.
Neformāla komunikācija var būt arī jebkura veida brīze. Tā darbinieki runā par savu nedēļas nogali vai izplata ziņas, ka Joyce bija viņas bērns. Futbola baseini, tērzēšana par laika apstākļiem, satveršana par stāvvietu vai pārsteidzošs jautājums par jaunā ceturkšņa produktu izlaidumiem - tie visi ir neformāli.
Ja saziņa ar darba vietu ir neformāla, bieži vien nav nepieciešams saglabāt privātumu un privātuma gaidas.
Oficiālo komunikācijas metožu piemēri
Sazinoties oficiāli darbavietā, parasti notiek virzība. Tas ir no augšas uz leju, no apakšas uz augšu, sāniski vai horizontāli. Tas ietver nodaļas un izveidotu praksi. Formālā saziņa parasti tiek izstrādāta pirms laika - tas ir ziņojums, kas ir pārdomāts un plānots, pēc tam izplatot konkrētus darbiniekus, konkrētus departamentus vai pat uzņēmumu vai tā ieinteresētās personas kopumā.
Arī tas var izpausties e-pastos vai pa telefona sarunām. Taču vissvarīgākie oficiālā saziņas kritēriji ir tas, ka tā tiek uzskatīta par “pareizu kanālu” komunikāciju.
Kā piemēru var minēt, ja uzņēmuma misiņa izdod e-pastu ar formāli rakstītu pielikumu, paskaidrojot, kāpēc virsstundas nevar apmaksāt un netiks kompensētas noteiktā laikā. Šādā vēstulē būs iekļauta vadības, grāmatvedības un, iespējams, pat juridiskā nodaļa, lai tā aizsargātu uzņēmumu no ikviena, kas ir nepareizi sapratis vēstuli un mēģinājis norēķināties par neapstiprinātu virsstundu. Iespējams, ka e-pasta ziņojumā būs “lasīšanas kvīts”, kas apliecina, ka katrs saņēmējs ir atvēris un lasījis minēto paziņojumu.
Ieinteresēto pušu akciju ziņojums ir oficiāls paziņojums. Darbinieku pārskatu ar vadītāju var uzskatīt par oficiālu paziņojumu, ja ir iesaistīts rakstisks ziņojums. Vadības izstrādāts video, kas izskaidro projektu un ir pieejams, izmantojot korporatīvo mākoņu, ir formāls, bet video tērzēšana ir neformāla. Korporatīvais emuārs ir oficiāls veids, kā iegūt jaunumus par jauniem produktiem vai pakalpojumiem, ne tikai uzņēmuma komandai, bet arī saviem esošajiem un potenciālajiem klientiem. Ja par projektu tiek izlaistas sliktas ziņas un sabiedrisko attiecību departaments iznīcina ugunsgrēkus, tas ir ārējs oficiālais paziņojums.
Visām šīm komunikācijas metodēm ir kopīga liela nozīme - neviena no tām nav spontāna. Viss, visticamāk, ietvers labu gramatiku, kodolīgu valodu, nozares žargonu, korporatīvos terminus un, iespējams, pat uzņēmuma zīmolu.
Kāpēc jums ir nepieciešamas formālas un neformālas komunikācijas metodes
Komunikācija ietekmē tik daudz to, kas notiek mūsu dzīvē. Tā nomāc bailes; tas iedvesmo un izglīto. Tā veido attiecības un var tos atdalīt.
Uzņēmumi, kuriem nav labas komunikācijas, bieži cieš no dažādām problēmām. Tas var padarīt darbiniekus neskaidri par to, ko rīkoties vai kā rīkoties. Starp departamentiem var rasties sadursmes. Kļūdas notiek. Tempers var uzliesmot. Rezultāti var būt viss, sākot no neefektivitātes līdz juridiskām problēmām.
Ar labu komunikāciju - gan neformālu, gan formālu - korporatīvā kultūra mēdz būt spēcīgāka, veselīgāka un produktīvāka. Kad darbinieki uzskata, ka viņiem ir rīki, lai sazinātos gan savā starpā, gan ar vadību, viņiem bieži ir labāka izpratne par viņu lomām un mērķiem.
Ja vadībai ir plašs pieejamais veids, kā sazināties ar darbiniekiem, tas rada labākas attiecības, iedvesmo lielāku lojalitāti un var palielināt kopējo produktivitāti.
Ja komunikācija notiek tikai neformāli vai formāli, tas rada konfliktus.
Jauktas vai nepareizas komunikācijas piemēri
Varbūt vadība nekad nesaucas ar savu komandu. Varbūt Pēterim, pārdošanas vadītājam, nav ne jausmas, ka Džons ir nesen slikta dūša, pateicoties Jāņa drosmīgajai sejai. Rezultātā Pēteris neapzinās, ka komanda ir uzsvērta, jo Jānis cīnās tik daudz. Kad Jānis Pēterim paziņo, ka viņam ir diagnosticēts vēzis, tas ir šoks, jo Pēteris nekad nav novērtējis čatā ap ūdens dzesētāju, un satricina neoficiālus e-pastu. Tā kā Pēteris ir bijis tik tālu neoficiālā līmenī, viņa pārdošanas nodaļa viņu neuzticas, un viņiem ir bažas par to, ko John's vēža diagnoze nozīmē Džona darbavietu drošībai un viņu gaidāmajai darba slodzei.
Labi vadītāji saprot, ka neformālā saziņa stiprina attiecības ne tikai to beigās, bet gan kā morāles veidošanas elements visam uzņēmumam, no administratora līdz debitoru parādiem.
Tomēr, ja komunikācija ir tikai neformāla, darbinieki sajaucas un neapmierina. Ja katra uzņēmuma politika tiek izdota tikai ar spontānu, reakcionālu e-pasta blastu palīdzību un nekad nav oficiāli izdota kā pārdomāta raķete, tā var justies kā vārti, kas pastāvīgi kustas. Vai tas tiešām ir politika, vai tikai vēl viens noskaņojums, ko pārvalda?
Iespējams, ka maijā produktu izstrādes vadītājs kompāniju sabojā ar nejauši rakstītu e-pastu, kurā teikts: „Komanda ir smagi strādājusi pie jaunas saskarnes, kas padarīs mūsu grāmatvedības programmatūru vieglāku lietošanai klientiem. Neesat pārliecināts par vārdu vai izlaišanas datumu, bet tas noteikti ir darbos. ”
Tad jūlijā tiek parādīts e-pasta ziņojums, kurā teikts: „Mēs esam atpakaļ uz saskarņu zīmēšanas plāksnes. Mērķis ir palielināt funkcionalitāti, kas rada mazāk klientu apkalpošanas zvanu. ”
Tomēr nav bijis nekāda oficiāla paziņojuma par interfeisa pārprojektēšanu. Ja darbiniekiem jājautā vai jādara par saskarnes problēmām? Šajā gadījumā uzņēmumam ir obligāti jāsaņem to kopums un jāsniedz oficiāls paziņojums, kurā precīzi norādīts, ko izstrādes komanda strādā, jo tā ir būtiska informācija par katru uzņēmuma līmeni, sākot no budžeta izstrādes līdz mārketingam, un departamenti var izstrādāt plānu rīcību attiecībā uz gaidāmajām saskarnēm.
Kā mācīt darbiniekus formālas un neformālas komunikācijas metodes
Kad runa ir par komunikāciju, ir vairāk nekā jebkad agrāk. Politika ir kritiska korporatīvajā vidē, un, tos izklāstot, tas ir oficiāls. Ir vajadzīgas rakstiskas vadlīnijas, vajadzības gadījumā sniedzot paskaidrojumus. Varbūt skaidrojums var notikt, adresējot darbiniekus sanāksmē, vai ļaujot diskusijai izmantot Slack kanālu, bet ir svarīgi, ka nav nekādu neskaidrību.
Aiciniet darbiniekus iesaistīties un uzdot jautājumus, ja viņi nav pārliecināti par kaut ko. Ļaujiet viņiem uzzināt, ka ir labi sūtīt e-pastu vai citu rakstisku paziņojumu, ja viņi vēlas, lai atbildes uz papīra norādītu. Šāda papīra taka aizsargā arī uzņēmumu.
Politikai ir jānorāda, kur uzņēmums stāv uz tādām lietām kā tenkas - ka tas var būt kaitīgi un neproduktīvi, ka visi darbinieki ir pelnījuši gan cieņu, gan privātumu jautājumos gan darba vietā, gan ārpus tās. Politikai būtu arī jāprecizē, ka, lai gan cilvēki var brīvi izmantot sociālos medijus kā privātpersonas, viņi nedrīkst koplietot darba produktus vai runāt par uzņēmuma jautājumiem par saviem sociālajiem kanāliem.
Vadlīnijās var arī noskaidrot, vai ir pareizi izmantot e-pastu neoficiāli darbā vai arī šādi paziņojumi būtu jāattiecina tikai uz ziņojumapmaiņas lietotnēm un tamlīdzīgām. Tajos būtu jāparedz, vai ir noteikumi par īsziņu sūtīšanu vai sūtīšanu pa e-pastu pēc stundām, un, ja ir sagaidāms, ka darbinieki uzraudzīs šīs darbības ārpus teritorijas.
Tas ir arī tad, ja ir jāatkārto politika attiecībā uz flirtēšanu un uzmākšanos, jo tie vienmēr ir neformāli sakari, kas bieži vien slēpj uzņēmuma noteikumus.
Galu galā rakstisks rokasgrāmata par komunikāciju uzņēmumā ir labākais veids, kā izveidot korporatīvo komunikācijas kultūru. Atcerieties, ka neformālā saziņa ir vērtīga, morāla celtniecības daļa jebkurā darba vietā, un tai vajadzētu ļaut reizēm uzplaukt. Protams, tas var nonākt rokā, ja tas ir bez pārtraukuma, tāpēc uzņēmumam ir jābūt vadlīnijām par to, kad tas ir piemērots un kas ir piemērots, lai to apspriestu neoficiāli. Seksuālie iekarojumi, nē, bet lieliska nedēļas nogale pie salona, tas ir labi.
Visbeidzot, izveidojot pozitīvu, atklāti komunikatīvu darba vidi, jūs atradīsiet, ka jūsu uzņēmumam ir mazāk stresa, produktīvāka vide ar darbiniekiem, kuri jūtas lojālāki un novērtēti darba vietā.
