Dokumentu kontroles sistēmas mērķis ir nodrošināt, ka dokumenti, ko izmanto jūsu organizācija, ir efektīvi un aktuāli. To var panākt, izmantojot vienkāršu dokumentu sarakstu, kas pazīstams kā galvenais saraksts.
Politikas un procedūru rokasgrāmata
Pirmajam solim vajadzētu būt dokumenta kontroles risināšanai jūsu politikas un procedūras rokasgrāmatā. Turklāt jūsu organizācijai jāidentificē administrators, kas pārrauga dokumentu kontroli, atbildot par dokumentu galveno sarakstu.
Galvenais dokumentu saraksts
Izveidojiet galveno sarakstu, kurā identificēti jūsu organizācijā izmantotie dokumenti, lai efektīvi darbotos. Dokumentu piemēri ietver procedūras rokasgrāmatas, kvalitātes rokasgrāmatas, darba instrukcijas un veidlapas. Izmantojot izklājlapas formātu, iekļaujiet dokumenta nosaukumu un versiju. Ja jūs atsaucaties uz pilnvarotu procedūru no ārēja avota, atsauce uz standartu galvenajā sarakstā palīdzēs izsekojamībai.
Pārskatīšanas process
Pārskatītie dokumenti jānorāda galvenajā sarakstā. Piemēram, kvalitātes nodrošināšanas politika un procedūras, B versija. Jūs varat izveidot savu identifikācijas sistēmu. Dažas organizācijas izmanto pārskatīšanas datumus. Ja procedūra tiek pārskatīta, jums ir arī jāpārskata visas procedūras vai norādes, kas norādītas procedūrā.
