Saskaņā ar Business Dictionary, dokumentu pārvaldības sistēma ir “elektroniska sistēma, kas paredzēta dokumentu organizēšanai un pārvaldīšanai. Šie dokumenti parasti tiek organizēti ar programmatūru, kas lietotājam dod iespēju piekļūt dokumentiem, tos modificēt un centralizēti glabāt. ”Uzņēmumi bieži izmanto šīs sistēmas, lai konvertētu vēsturiskos papīra dokumentus elektroniskos failos, lai atvieglotu to uzziņu un samazinātu uzglabāšanas vietu. Lielākā daļa uzņēmumu rada sava veida darbus, kas saistīti ar to darbību. Labākais veids, kā pārvaldīt šos dokumentus, var uzlabot uzņēmuma iekšējo darbplūsmu.
Pārskatiet ienākošos punktus biznesa dokumentiem. Uzņēmuma īpašniekiem un vadītājiem ir jānosaka, kā dokumenti iekļūst savā uzņēmumā, un izlemt, kā vislabāk tos sagūstīt elektroniski.
Ieviest programmatūru, lai iegūtu informāciju elektroniski. Uzņēmumi var pieprasīt ārpus pusēm - piemēram, pārdevējiem, piegādātājiem vai līdzīgām grupām - nosūtīt informāciju elektroniski pa e-pastu vai tīmekļa vietnēm. Tas ļauj uzņēmumiem tieši ielādēt informāciju dokumentu pārvaldības sistēmā.
Pieprasiet darbiniekiem skenēt papīra dokumentus elektroniskā kartotēkā. Pēc tam, kad darbinieks ir pabeidzis uzdevumu, vadītāji var pieprasīt, lai viņa skenētu visu atbilstošo informāciju uzņēmuma datorā vai serverī. Pēc tam darbinieks var sasmalcināt oriģinālu, lai atbrīvotos no sensitīvas informācijas.
Izveidot dokumentu meklēšanas sistēmu. Spēja ātri atrast uzglabātos dokumentus var samazināt darbinieka laiku, kas pavadīts, meklējot vēsturisku informāciju. Uzņēmumiem būtu jāizveido standarta elektroniska reģistrēšanas sistēma, lai personas varētu glabāt un atrast informāciju vēlāk.
Padomi
-
Uzņēmumi var nolemt nodot ārpakalpojumus savai dokumentu pārvaldības sistēmai. Uzņēmumi var specializēties informācijas glabāšanā, lai uzņēmumam nav nepieciešami lieli fiziskās uzglabāšanas vietas dokumentiem.
Brīdinājums
Lai gan elektroniskās dokumentu pārvaldības sistēmas uzņēmumam sniedz daudzas priekšrocības, tām var būt arī trūkumi. Uzņēmumiem jāspēj nodrošināt elektronisku informāciju no ļaunprātīgas izmantošanas vai krāpšanas, vienlaikus sniedzot informāciju, lai aizsargātu pret datora vai servera kļūmēm.
