Dokumentu pārvaldība ir procesa organizācijas, kas izmanto, lai izveidotu, kontrolētu, aizsargātu, uzglabātu, izgūtu, koplietotu un iznīcinātu dokumentus visās to formās. Informācijas izplatīšanas laikmetā, straujām tehnoloģiskām pārmaiņām un drošības jautājumiem organizācijām, kas izveido dokumentu pārvaldības sistēmas, jāņem vērā ne tikai laba uzņēmējdarbības prakse, bet arī valdības un starptautisko institūciju izdotie noteikumi, noteikumi un standarti.
Noteikumu veidošanas subjekti: finanšu
Daudzas federālās iestādes izdod noteikumus, kas pieprasa organizācijām ievērot dokumentu pārvaldības noteikumus. Turpmāk sniegts šādu struktūru kopsavilkums, to veidu organizācijas un statūti vai noteikumi.
SEC 17a-4 Vērtspapīru un biržu komisija nodrošina dokumentu pārvaldības noteikumus brokeriem, analītiķiem un citiem, kas iesaistīti vērtspapīru biržā.
Sarbanes-Oxley likums 404. un 409. iedaļā ietekmē visu publiski tirgoto uzņēmumu, kā arī grāmatvedības uzņēmumu, revidentu un vērtspapīru tirdzniecības dalībnieku dokumentu pārvaldību.
21. gadsimta pārbaudes čeku pārbaude (21. pārbaude) regulē pārbaužu veikšanu un attiecas uz banku nozari. To pārvalda Federālā rezerve.
Gramm-Leach Bliley Act aizsargā finanšu iestāžu rīcībā esošo finanšu informāciju, un to pārvalda vairākas federālās aģentūras.
Nacionālo vērtspapīru tirgotāju asociāciju (NASD) 3010. pantu un Ņujorkas Fondu biržu (NYSE) 342. pantu pārvalda Vērtspapīru un biržu komisija un regulē uzskaites prasības, kas saistītas ar šo abu organizāciju locekļu elektroniskajiem sakariem.
Veselības aprūpes noteikumi
Veselības apdrošināšanas pārnesamības un pieejamības likums (HIPAA) attiecas uz tādām grupām kā ārsti, slimnīcas, apdrošināšanas sabiedrības un darba devēji, kas iesaistīti pacientu informācijas apkopošanā vai nosūtīšanā. To pārvalda ASV Veselības un cilvēkresursu departaments.
21 CFR 11 ir ASV Pārtikas un zāļu pārvaldes administrēto Federālo noteikumu kodeksa sadaļa, kurā aplūkoti elektroniskie ieraksti un elektroniskie paraksti. Šī sadaļa ietekmē veselības aprūpes un farmācijas uzņēmumus.
Militārie noteikumi
Aizsardzības departamenta noteikumi (Aizsardzības departaments 5015.2, 2. versija) nosaka prasības Aizsardzības departamenta iegādātajai dokumentu pārvaldības programmatūrai. Citas valdības iestādes arī izmanto šo standartu savām uzskaites pārvaldības programmām.
Citi federālie noteikumi
Federālie civilprocesa noteikumi reglamentē to, kā advokātu biroji apstrādā informāciju, kas saistīta ar juridiskajām procedūrām.
Iekšējo ieņēmumu dienests Rev. 97-22 paredz noteikumus nodokļu maksātāju informācijas elektroniskai uzglabāšanai un pārsūtīšanai un ietekmē finanšu pakalpojumu nozari.
Noteikumu nepieciešamība
Amerikāņi ir atkarīgi no regulatīvajām aģentūrām, lai nodrošinātu, ka tiek nodrošināta aizsardzība, lai nodrošinātu personas datu drošību, aizsargātu finanšu darījumus un veiktu atbilstošu pārraudzību pār tiem, kas kontrolē valsts pārtikas, narkotiku, finanšu un veselības aprūpes līdzekļus. Tautas informācijas infrastruktūra ir ļoti svarīga tās aizsardzībai, un tai jābūt aizsargātai.
Dokumentu pārvaldības standartizācija pārsniedz ASV. Nevalstiskās organizācijas, piemēram, Starptautiskā standartizācijas organizācija un Open Document Management API, strādā, lai standartizētu un koplietotu dokumentu pārvaldības sistēmu procesus, lai nodrošinātu informācijas ierakstu drošību un pieejamību, kad tās ir nepieciešamas.
