Katrs lielais vai mazais uzņēmums pabeidz projektus visā parastajā uzņēmējdarbības gaitā. Daži projekti tiek pabeigti bez jebkādām problēmām, bet daži nekad nenonāk. Veiksmīgi pabeigtie projekti parasti tika uzsākti, izmantojot projekta vadības sistēmu, lai projektu izjauktu pārvaldāmos gabalos.
Projektu vadības sistēma definēta
Monash University, viena no Austrālijas lielākajām starptautiskajām universitātēm, definē projekta vadības sistēmu kā procesu instrumentu un veidņu kopumu, kas izstrādāti, lai tos varētu izmantot, lai pārvaldītu projektu, izmantojot tā dzīves ciklu. Vienkāršākos terminos projekta vadības sistēma ir veids, kā projekts tiek pabeigts. Projektam ir dabisks dzīves cikls, kas sākas pirms tā uzsākšanas un attīstības līdz projekta pabeigšanai. Projektā ir dabiski posmi: uzsākšana, plānošana, izpilde, kontrole un slēgšana. Ziemeļteksasas Universitāte nodrošina detalizētu projekta vadības resursu, projekta vadības rokasgrāmatu, kurā ir detalizēta katra posma nozīme.
Iniciatīva
Tas ir projekta sākums, kas dod iespēju ieinteresētajām personām sniegt konkrētus iemeslus saistībā ar projekta vērtību. Ieinteresētās personas var būt ikviens, kuru tieši vai netieši ietekmē projekts. Uzsākšanas stadijā nepieciešams, lai projekta vadītājs noteiktu projekta darbības jomu un mērķus, norādītu projekta sponsoru un kopējo projekta resursu apjomu un noteiktu projekta nepieciešamību.
Plānošana
Šim solim ir zināms pārklāšanās ar uzsākšanu, bet parasti tiek definēts kā galvenais plānošanas faktoru savienojums ar projektu. Daži galvenie plānošanas pasākumi ir: budžeta plāni, laika grafiki, iepirkuma plāns, projekta komandas prasības un pieņemšana darbā, kā arī projektu riski.
Izpilde
Izpildes posms ir projekta dzīves cikla garākais posms, un tas ietver visu pabeigto uzdevumu mērīšanu, izvērtējot uzdevumus pret ieinteresēto personu noteikto kvalitātes pasākumu. Lai šis process būtu veiksmīgs, kvalitātes pasākumiem ir jāatbilst SMART definīcijai. Visiem pasākumiem jābūt konkrētiem, izmērāmiem, sasniedzamiem, reālistiskiem un savlaicīgiem.
Kontrolēšana
Šis posms nodrošina, ka visi uzdevumi, kas piešķirti dažādiem projekta posmiem, ir analizēti un atbilst projektu kvalitātes standartiem. Šis posms ir līdzīgs izpildes posmam, taču tā mērķis ir faktiski izmērīt projekta veiktspēju, salīdzināt faktisko sniegumu ar paredzamo veiktspēju un noteikt jebkādas neatbilstības projekta darbībā vai kvalitātē.
Slēgšana
Projekta dzīves cikla pēdējais solis var būt vissvarīgākais; lai projekts tiktu uzskatīts par pabeigtu, visi projekta uzdevumi ir veiksmīgi jāpabeidz. Projekta noslēguma posmā projekta vadītājam ir jāaizpilda projekta revīzija, jāorganizē galīgās projekta sanāksmes un jāiesniedz visi ar projektu saistītie dokumenti. Kad dokumenti ir iesniegti, projekta vadītājam ir jāiesniedz projekta noslēguma ziņojums un jāapstiprina ziņojumam vadības komiteja vai projekta sponsors.
