Visi finanšu darījumi jebkurai organizācijai galu galā tiek publicēti galvenajā grāmatā. Kad grāmatvedībai tiek izmantota datorprogramma, lielākā daļa finanšu datu tiek ievietoti apakšgrupā, piemēram, maksājamos kontos vai debitoru parādos, kas automātiski tiek publicēti virsgrāmatā. Tomēr daži ieraksti ir jāpublicē tieši virsgrāmatā. Darījumi, kas bieži tiek tieši ieskaitīti galvenajā grāmatā, ir kapitālizdevumi, procentu uzkrājumi, nolietojuma uzkrāšana, korekcijas, kas tiks atceltas nākamajā grāmatvedības periodā, un citi konta korekcijas, ko nevar veikt, izmantojot apakšgrupu. Norādot uz galveno grāmatu, jāpievērš uzmanība tam, lai būtu precīza, jo kļūdu labošana ar vairākiem galvenajiem virsrakstiem padara netīrus grāmatvedības ierakstus. Neskatoties uz to, tomēr norīkošana uz virsgrāmatu nav sarežģīta.
Apkopojiet visus dokumentus, kas saistīti ar ierakstiem, kas jums nepieciešams, lai tos ievietotu virsgrāmatā. Tie var būt pirkuma līgumi, nomas vai aizdevuma līgumi, amortizācijas grafiki un nolietojuma grafiki.
Sagatavojiet izklājlapu datorā vai uz papīra, norādot katras galvenās virsraksta ierakstu, kas ir jāpublicē. Iekļaujiet pilnu aprakstu par galvenās virsraksta ierakstu, precīzu debetējamo kontu un summu, un pēc tam attiecīgo kontu, kuru vēlaties ieskaitīt, un summu. Saglabājiet debeta summas kolonnā pa kreisi un kredītus kolonnā pa labi.
Kopā debetus un kredītus par visiem jūsu virsgrāmatas ierakstiem un pārliecinieties, ka debeta un kredīta kopsummas ir vienādas. Ja esat sagatavojis izklājlapu datorā, izdrukājiet to, lai ievadītu datus savā galvenajā virsgrāmatas modulī.
Piekļūstiet saviem galvenajiem grāmatvedības moduļiem savā grāmatvedības programmā datorā. Pārbaudiet, vai jūsu virsgrāmatas datums ir iestatīts uz periodu, kurā vēlaties ievietot savus ierakstus. Tas ir svarīgi, jo pēc perioda beigām bieži tiek publicēti ieraksti virsgrāmatā. Piemēram, lai gan pašreizējais mēnesis faktiski var būt februāris, jūs varat ievietot janvāra virsgrāmatas ierakstus, tāpēc šajā gadījumā pārliecinieties, vai jūsu galvenās virsraksta datums ir noteikts janvārī.
Ievadiet savus galvenos virsrakstus savā galvenajā virsgrāmatas modulī atbilstoši jūsu grāmatvedības programmatūras lietošanas pamācībai.
Izdrukājiet ziņojumu par jūsu nepublicētajiem galvenajiem virsrakstiem. Apkopojiet jūsu galvenās virsraksta ierakstus, pārbaudiet pret savu izklājlapu (un, ja nepieciešams, pievienojiet mašīnas lentes), kuras jau esat sagatavojis. Veiciet nepieciešamos labojumus jūsu virsgrāmatas ierakstos. Vēl nepublicējiet virsgrāmatā.
Veiciet datora galveno grāmatu datu dublējumu. Atzīmējiet savu vispārējo virsrakstu datu dublējumu skaidri un saglabājiet to drošā vietā.
Publicējiet savus galvenos virsrakstus atbilstoši jūsu grāmatvedības programmatūras lietošanas pamācībai. Izdrukājiet pilnu ierakstu par ierakstiem, ko esat ievietojis savā galvenajā grāmatā. Saglabājiet tos atbilstošajos failos vai grāmatu grāmatās kā daļu no pastāvīgajiem grāmatvedības ierakstiem.
Padomi
-
Vienmēr rūpīgi dokumentējiet visus ierakstus, ko jūs publicējat virsgrāmatā, jo jūs nekad nevarat būt pārliecināti, ka vēlāk būsit pieejams, lai izskaidrotu jūsu virsgrāmatas ierakstus. Saglabājiet dokumentāciju droši kā daļu no pastāvīgajiem grāmatvedības ierakstiem. Ja neizmantojat datoru, bet veicat tikai grāmatvedības uzskaiti, manuāli ierakstiet vai ierakstiet galvenās virsraksta ierakstus grāmatās vispārpieņemtajā grāmatvedības formātā, tādējādi pārliecinoties, ka atjaunināsiet visu ietekmēto kontu atlikumus. Vienmēr rūpīgi dokumentējiet savus virsgrāmatas ierakstus un glabājiet savus grāmatvedības ierakstus ļoti drošā vietā.
