Ģenerālgrāmatā ir apkopoti visi uzņēmuma grāmatvedības sistēmas dati un ieraksti un visi darījumi tiek publicēti. Tas ir arī tad, ja tiek izmantota finanšu pārskatu informācija (bilance, peļņas vai zaudējumu aprēķins un naudas plūsmas pārskats). Lai grāmatvedības uzskaite būtu pilnīga un precīza, ģenerālgrāmatā jābūt līdzsvarā un jāatjaunina.
Nosakiet, vai virsgrāmatā ir līdzsvars. Periodiski, parasti reizi mēnesī, uzņēmuma grāmatas būs līdzsvarotas un slēgtas. Tas nozīmē, ka visi nepieciešamie korekcijas ieraksti tiek veikti, lai līdzsvarotu virsgrāmatu. Finanšu pārskati ir sagatavoti no galvenās virsgrāmatas. Noslēguma ieraksti tiek veikti, lai noteiktu sākuma perioda atlikumus nākamajam periodam - tas ir, atjaunināt galveno virsgrāmatu. Noslēguma ierakstus nevajadzētu izdarīt līdz brīdim, kad galvenais virsraksts ir pašreizējā perioda līdzsvarā. Ja turpmākajos periodos sākuma atlikumi ir nepareizi, tie turpinās darboties visos nākamajos periodos, līdz tiks veiktas pareizas korekcijas.
Izpildiet izmēģinājuma bilances pārskatu, kurā parādīti sākuma atlikumi un beigu atlikumi. Ja sākuma bilances kopsumma nav vienāda ar nulli, palaidiet izmēģinājuma bilances pārskatu vēlreiz.Laiks, kad sākuma atlikumi ir vienādi ar nulli, ir tas, kur vispirms rodas ārpusbilances problēma.
Izmantojot attiecīgo datumu diapazonu, izdrukājiet virsgrāmatas detaļu avota pārskatu par visiem žurnāliem un partijām.
Pārskatiet virsgrāmatas detaļas avota pārskatu un identificējiet visus ierakstus, kas nav divpusēji. Ja atradīsiet ierakstu, kas nav divpusējs, jums būs nepieciešams atsaukties uz reģistra sākotnējo izdruku, lai noteiktu, kura ieraksta daļa nav.
Lai ievadītu trūkstošo ieraksta daļu, būs nepieciešams vienpusējs ieraksts. Lai veiktu vienpusēju ierakstu, jums, iespējams, būs nepieciešamas sistēmas uzraudzības tiesības.
Lai veiktu korekcijas ierakstu vispārējā žurnālā, ierakstiet oriģinālo žurnālu, partijas numuru un ieraksta datumu no reģistra. Datu ievades laukos ievadiet tikai trūkstošos kontus un datus. Kad šie ieraksti ir pabeigti, izdrukājiet vispārējo žurnālu un atjauniniet.
Apstipriniet, ka vairs neesat līdzsvarā. Salīdziniet pārbaudes perioda beigu atlikumus par šo periodu.
Atkārtojiet visu procesu katram nākamajam periodam, līdz sasniegsiet pašreizējo periodu un vairs neesat līdzsvarā. Turpinot darbu, jums vajadzētu strādāt tikai ar pašreizējo periodu, jo jūs esat koriģējis visus iepriekšējos periodus un neaizverat grāmatas, vispirms nesaskaņojot galveno virsgrāmatu.
Jāatzīmē, ka virsgrāmatu var līdzsvarot un joprojām ir nepareizi, tas notiek, ja debetē vienādus kredītus, bet norīkojumi ir veikti nepareizos kontos.
