Ar daudzām grāmatvedības apakšnodaļām ir grūti un ātri noteikumi un noteikumi attiecībā uz organizāciju un to, kas ir un kas nav atļauts. Tas neattiecas uz grāmatvedības informācijas sistēmām. Ir vienkārši pārāk daudz viedokļu par to, kas ir AIS un kas tas nav. AIS atšķiras no citām informācijas sistēmām ir juridiskie un profesionālie pienākumi, kas uzlikti uzņēmuma vadībai un grāmatvežiem.
Informācijas plūsmas
Viena no AIS iezīmēm ir informācijas plūsma. Šeit to ilustrē piramīdas izmantošana ar vadību augšpusē, vidējā vadība tieši zemāk, operāciju vadība tālāk, un operācijas personāls, kas pārstāv informācijas plūsmas bāzi. Ar personāla starpniecību informācija par uzņēmuma darbību tiek virzīta uz augšu uz visiem vadības līmeņiem. Augstākā vadība ir atbildīga uzņēmuma akcionāriem vai īpašniekiem par saņemto informāciju. Šīs informācijas sniegšana par uzņēmuma darbību ir klienti un piegādātāji, ar kuriem operācijas personālam ir ikdienas kontaktinformācija. Izmantojot šo informāciju, augstākā vadība filtrē informāciju par uzņēmuma budžetu un norādījumus par to, kā mainīt vai uzlabot ikdienas mijiedarbību ar klientiem un piegādātājiem. Informācija no piegādātājiem un klientiem ir pazīstama kā ārējā informācijas plūsma. Personāla vadība un vadība personālam ir pazīstama kā iekšējās informācijas plūsma.
Darījumu apstrāde
Vēl viena AIS iezīme ir darījumu apstrāde. AIS apstrādā divus dažādus darījumu veidus. Finanšu darījums, kas ir jebkurš darījums, kas ir naudas veids, kas ietekmē uzņēmējdarbības organizācijas aktīvus vai akcijas. Nefinanšu darījums ir lēmums, kas, neraugoties uz to, ka tas netiek mērīts monetāri, var ietekmēt uzņēmuma kopējo grāmatvedības veselību. Piemēram, ja uzņēmums nolemj mainīt piegādātājus sakarā ar ievērojamu cenu kāpumu no pašreizējā piegādātāja, tūlītēja ietekme nav finansiāla rakstura līdz pirmajam pasūtījumam.
Visi darījumi tiek ievadīti Grāmatvedības informācijas sistēmā, lai ietekmētu augstākās vadības lēmumu pieņemšanu. Ja augstākā vadība apzinās nākamo izmaksu, nodokļu vai potenciālo klientu zaudējumu pieaugumu, var pieņemt lēmumus, lai novērstu turpmāko notikumu negatīvās sekas.
AIS modelis
Tipisks AIS modelis attēlo šīs funkcijas un ietver trīs dažādus soļus informācijas apstrādē. Pirmkārt, datu vākšana. Tas tiek uzskatīts par vissvarīgāko no visiem trim posmiem, jo, ja kļūdas netiktu konstatētas, sistēma var radīt neuzticamu produkciju. Divu datu vākšanas procesa galvenās prasības ir, ka izmantotie dati ir gan svarīgi, gan efektīvi. Datu vākšanas stadijā ir jānosver datu atbilstība, lai filtrētu visus neatbilstošos faktus no sistēmas. Efektivitāte ietver tādas pašas datu vākšanu tikai vienreiz. Ja tas netiek darīts, dati ir lieli. Otrais solis ir datu apstrāde vai mēģinājums organizēt datus tā, lai vadība varētu pieņemt lēmumus par uzņēmuma finanšu lēmumiem. Viens piemērs varētu būt pārdošanas datu izmantošana, lai prognozētu nākotnes pārdošanas cerības. Pamatojoties uz šīm cerībām, var pieņemt lēmumus par personāla prasībām. Trešais solis ir faktiskā informācijas sagatavošana, kas noved pie lēmumu pieņemšanas. Neatkarīgi no tā, vai lēmums ir balstīts uz finanšu vai nefinanšu darījumiem, lēmums var ietekmēt uzņēmuma ikdienas darbību un, iespējams, uzņēmuma finanšu perspektīvas.
