Grāmatvedības informācijas sistēma ņem visus datus un skaitļus no organizācijas finanšu uzskaites un organizē tos sakārtotā struktūrā. Grāmatvedības informācijas sistēmai ir trīs pamatfunkcijas: datu vākšana un apstrāde, informācijas sniegšana lēmumu pieņēmējiem organizācijā un to, ka grāmatvedības personāls precīzi reģistrē informāciju un aizsargā datus.
Kolekcija un apstrāde
Grāmatvedības informācijas sistēmas savākšanas fāzē grāmatvedis vai grāmatvedis cita starpā apkopo un reģistrē datus no skaidras naudas pārdošanas, debitoru parādiem, naudas pirkumiem, parādiem un algas. Datorizētās sistēmās programmatūra apstrādā visus debetus un kredītus pilnīgā informācijas pārvaldības datubāzē.
Pārskati par pārvaldību
Grāmatvedības darbinieki sniedz ziņojumus organizācijas lēmējiem, piemēram, pārdošanas un mārketinga vadītājiem, ražošanas vadītājiem, finanšu vadītājiem un visiem departamenta vadītājiem. Vadība izmanto informāciju, kas iegūta no grāmatvedības informācijas sistēmas, lai analizētu organizācijas pašreizējās operācijas un finansiālo stāvokli un izstrādātu plānus un izvirzītu mērķus nākotnei. Piemēram, no sistēmas izveidotā bilance var parādīt vadībai, īpašniekiem, kreditoriem un investoriem, kur organizācija finansiāli atrodas noteiktā brīdī.
Precizitāte un drošība
Ierobežojot to cilvēku skaitu, kuriem ir pieeja sistēmai, vislabāk iespējams veikt grāmatvedības informācijas sistēmas trešo funkciju - nodrošināt, lai uzņēmums droši uzturētu pareizus datus. Organizācijas vadītājiem jāizlemj, kas tas būs. Piemēram, apmācītiem darbiniekiem, grāmatvežiem vai grāmatvežiem ir nepieciešama piekļuve, lai pārbaudītu un ievadītu datus sistēmā un ģenerētu pārskatus. Pārējiem organizācijas, gan iekšējās, gan ārējās organizācijas biedriem parasti nav vajadzības manipulēt ar datiem.
Sistēmu veidi un ietvertie elementi
Uzņēmumi parasti datorizē grāmatvedības informācijas sistēmu visās mazākajās organizācijās. Datoru lietotāji ievada datus programmatūras programmās, kas aizpilda aprēķinus un klasificē un iesniedz ierakstus pareizajās kategorijās. Pēc tam sistēma var ģenerēt dažāda veida pārskatus atkarībā no lietotāja pieprasījuma. Informācijas sistēma ietver visus grāmatvedības cikla posmus un papīra dokumentus, kas pierāda darījumus, piemēram, darba pasūtījumus, rēķinus un finanšu pārskatus, kļūst par sistēmas daļu. Mazākos uzņēmumos, piemēram, mamma un pop operācija, kurā notiek nelieli darījumi, uzņēmums var saglabāt grāmatvedības informācijas sistēmu manuāli. Atkal, grāmatvedis izmanto visu grāmatvedības ciklu un no rezultātiem iegūst manuālus ziņojumus.
