Pieprasot maksājumu no klienta, tiek izmantoti atbilstoši pasākumi, lai izveidotu efektīvus vēstules, kas tām jānosūta. Maksājuma pieprasīšanas vēstules tiek izmantotas, ja klients nesamaksā rēķinu līdz noteiktajam termiņam. Jo ilgāk nepieciešams, lai klients maksātu rēķinu, jo vairāk burtu uzņēmums raksta šim indivīdam. Vēstulei, kas pieprasa samaksu, jābūt pieklājīgam, skaidram un jāsniedz informācija par nesamaksāto rēķinu.
Izmantojiet uzņēmuma veidlapas, jo tajā ir visa organizācijas kontaktinformācija un bieži izskatās formāli.
Rakstiet vēstuli. Iekļaujiet vēstules datumu, kam seko klienta vārds un adrese. Uzrunājiet personu, norādot “Dārgais”, kam seko klienta pilns vārds.
Norādiet vēstules mērķi. Vēstulē maksājuma pieprasījumam būtu skaidri jānorāda šis mērķis vēstules sākumā. Izmantojiet profesionālu toni un turiet vārdus pozitīvus un siltus.
Iekļaujiet informāciju par parādu. Norādiet datumu, kad pakalpojumi tika sniegti par šo parādu, sākotnējais termiņš un maksājamā summa, ieskaitot jebkādas kavējuma maksas. Iekļaujiet arī rēķina numuru, lai klients varētu vieglāk atrast oriģinālo dokumentu. Daudziem uzņēmumiem šāda veida vēstulē būs iekļauts arī oriģinālā rēķina kopija. Informējiet klientu arī par procentu likmi, par kuru tiek aprēķinātas kavējuma maksas.
Jautājiet klientam samaksu. Ļaujiet klientam uzzināt, ka papildu kavējuma maksas var izvairīties, apmaksājot pilnu summu līdz noteiktam datumam. Lūdziet klientu zvanīt jums, lai veiktu pasākumus, ja viņš nevar veikt maksājumu līdz šim datumam. Ja nepieciešams, iekļaujiet tālruņa numuru un tiešo paplašinājumu. Iekļaujiet arī savu e-pasta adresi un piedāvājiet viņa saraksti šādā veidā, ja klients vēlas.
Paldies klientam. Piedāvājiet savu pateicību klientam, ja maksājums jau ir veikts, un pateicoties klientam iepriekš par tūlītēja maksājuma nosūtīšanu. Pastāstiet klientam, ka, ja viņam ir kādi jautājumi, viņš nevilcinās aicināt jūs par šo jautājumu.
Parakstiet vēstuli. Noslēdziet vēstuli, rakstot “Ar cieņu”, kam seko vārds un uzvārds.
