Profesionāļi, piemēram, grāmatveži un juristi, bieži raksta vēstules klientiem par svarīgiem biznesa jautājumiem. Uzņēmumam ir jāievēro noteiktas procedūras, lai radītu skaidrus, efektīvus klienta vēstules. Profesionāļi raksta klienta vēstules vairākiem mērķiem, kas ietver jaunu klientu uzņemšanu, biznesa jautājumu apspriešanu vai padomu sniegšanu. Profesionāli rakstiet klienta vēstuli un viegli lasiet, ar skaidru mērķi, ko lasītājs sapratīs.
Izmantojiet veidlapas. Lielākā daļa profesionālo uzņēmumu izmanto veidlapas visām vēstulēm, tostarp klientiem. Veidlapā ir uzņēmuma nosaukums, adrese un tālruņa numurs.
Rakstiet vēstuli. Rakstot vēstuli klientam, rakstiet to tieši personai, norādot personas vārdu. Tas var sākties ar vārdu “Cienījamie”, kam seko personas vārds vai vārds “Līdz”. Ietveriet datumu vēstules augšpusē.
Sāciet vēstuli ar īsu ievadu. Saglabājiet ievadu patīkamu un sarunvalodu. Paldies klientam par jūsu uzņēmuma lietošanu un norādiet vēstules iemeslu.
Izstrādāt vēstules ķermeni. Šajā vēstules daļā ir informācija par vēstules mērķi. Tas var ietvert konsultācijas vai citu informāciju, kas attiecas uz klientu.
Izvairieties no terminiem, ko saprastu tikai jūsu konkrētā lauka profesionāļi. Advokāti un grāmatveži bieži izmanto terminus, kas ir specifiski savai jomai, bet var nebūt sveši. Izvēlieties vārdus, kas ir skaidri jebkurai personai neatkarīgi no to fona.
Lūdziet klientu zvanīt ar jautājumiem. Aicinājums sazināties ar uzņēmumu, lai saņemtu papildu palīdzību un informāciju, ir visu klientu vēstuļu standarta daļa.
Parakstiet vēstuli. Iekļaujiet savu parakstu vēstules apakšā un nosūtiet dokumentu klientam.
