Efektīvi formulētas biznesa komunikācijas ir mērķtiecīgas, profesionālas un viegli saprotamas. Tie ļauj saņēmējam ņemt ziņu bez guessing pie rakstnieka nodoma, transponējot nepareizus vārdus vai atšifrējot slikti konstruētus teikumus. Kļūdaini ziņojumi ir izslēgšana gan iekšējiem, gan ārējiem lasītājiem. Slikta gramatika bieži vien ir saistīta ar neziņām vai neievērošanu, kā arī slinkumu vai steidzību. Uzņēmumiem jācenšas radīt pārdomātas, pulētas ziņas, kas atspoguļo viņu apņemšanos veikt precizitāti un pamatīgumu.
Pareizu ziņojumu sūtīšana
Efektīva vārdu izvēle nozīmē atšķirību starp skaidru izpratni par ziņojumiem un neskaidrībām. Teicieni, kas liek lasītājiem pārlasīt skaidrību, var iezīmēt aktīvās lasīšanas beigas, kas ir pretrunā ar biznesa rakstīšanas mērķi. Uzņēmējdarbības rakstīšana nav par lasītāja apgūšanu ar lieliem vārdiem un sarežģītām teikumu konstrukcijām. Runa ir par punktu iegūšanu, izmantojot visefektīvākos līdzekļus. Sniedzot īsus, veicamus pasākumus, dodot mācības, tiek atvieglota vilšanās un palielināta lasītāju atbilstība. Atstājot ziņas par interpretāciju, bieži vien rodas problēmas, jo lasītāji var izveidot savus noteikumus vai pilnībā ignorēt neskaidras direktīvas.
Uzticamības noteikšana
Pirmie iespaidi nozīmē daudz. Iedomājieties, ka saņemat reklāmu „Mind Mind Tutoring Service”, kas raksta „Prāta apmācības pakalpojums.” Nepietiekami korektu dokumentu nokļūšana no gala pārbaudēm rada negatīvu iespaidu, kas sagrauj uzņēmēju iespējas parādīt savu uzmanību un uzticamību, padarot to vieglāk uztverošiem konkurentiem izmantot šīs kļūdas. Kaut arī lietošanas kļūdas, piemēram, “desertu bufetes” drukāšana, nevis “desertu bufete”, var izskaust pareizrakstības pārbaudītāju, apmācītajām cilvēka acīm būtu jāķeras pie šiem gramatiskajiem pārkāpumiem.
Iekšējā komunikācija
Darbinieki vēlas pārredzamību un atvērtību no saviem darba devējiem. Viņi pirmo reizi vēlas pareizo informāciju. Masu e-pasta ziņojumu nosūtīšana, kuros ir transponēšanas kļūdas mācību datumos vai rokasgrāmatu, kas satur žargonu, izplatīšana rada haosu. Tas arī izšķērdē laiku, jo korekcijas kļūdas atņem no citām biznesa funkcijām. Pat ja kļūdas ir viegli labojamas, to ietekme joprojām ir reāla. Slikta gramatika iekšējās biznesa komunikācijās var samazināt darbinieku morāli un motivāciju palikt detalizētai, vienlaikus pildot darba pienākumus.
Ārējā saziņa
Ārējo biznesa sakaru kvalitāte palīdz klientiem veidot iespaidus par uzņēmumiem. Klienti izvēlas veikt uzņēmējdarbību ar labi vadītām, profesionālām organizācijām. Vizuāli pievilcīgas reklāmas vai pareizi formatēti burti zaudē dzirksteles, kad klienti atklāj gramatiskas kļūdas. Lai gan lielākā daļa klientu neuzplūdīs uzņēmumu ar telefona zvaniem saistībā ar sliktu gramatiku sarakstē, viņi atcerēsies nodarījumus. Daži pat var padarīt savu uzdevumu brīdināt citus klientus, lai izvairītos no likumpārkāpējiem.
