Protokols ir detalizēts sanāksmes protokols. Protokolu ieraksta sarunu tēmas, nepieciešamās darbības un pieņemtie lēmumi. Protokols nodrošina oficiālu sanāksmes protokolu, kā arī dokumentē, kurš bija sanāksmē un kurš nebija klāt. Parasti viena persona tiek ievēlēta, lai saglabātu protokolu, parasti sekretārs vai kasieris. Ja jums ir dota iespēja uzturēt protokolu sanāksmei, ir dažas lietas, kas jāpatur prātā, lai nodrošinātu to profesionālu ierakstīšanu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Pildspalva vai zīmulis
-
Piezīmju grāmatiņa
-
Ierakstīšanas ierīce
-
Dators
Ņemiet vērā laiku, datumu un vietu, kurā tikšanās notika piezīmjdatora lapas augšpusē.
Izmantojiet ierakstīšanas ierīci, kuru varat atskaņot vēlāk, lai palīdzētu jums rakstīt pilnas minūtes.
Uzskaitiet dalībnieku vārdus. Ierakstiet arī to cilvēku vārdus, kuri bija gaidīti sanāksmē, bet nav klāt. Jums var būt nepieciešams atzīmēt, kura prombūtne ir attaisnojama. Ja tā, tad pie personas vārda iekavās varat atzīmēt "attaisnoto".
Sekojiet līdzi sapulces darba kārtībai. Galvenie pavadoņi parasti saņem darba kārtību pirms sanāksmes, un tas palīdzēs jums reģistrēt katru apspriesto tēmu kārtībā.
Ņemiet vērā galvenos punktus par katru darba kārtības tēmu. Protokolā jānorāda visi lēmumi vai turpmākie pasākumi, kas vajadzīgi katram darba kārtības punktam.
Pievienojiet vārdu "Rīcība" jebkurā darba kārtības punktā, kuram ir nepieciešama valdes locekļa vai dalībnieka rīcība. Ierakstot savas piezīmes, uzrakstiet vārdu "darbība" treknrakstā un slīprakstā un ievietojiet to savā rindā; tas atvieglo meklēšanu un seko līdzi tam, kas to dara.
Rakstiet vai ierakstiet jebkuru citu uzņēmumu, lai iezīmētu visas tēmas, kas apspriestas ārpus darba kārtībā minētajām, un norādiet, kas bija atbildīgs par šo jautājumu izskatīšanu sanāksmē.
Jūsu protokolā norādiet saskaņoto laiku, nākamās sanāksmes datumu un vietu.
Pierakstieties minūtēs. Jūsu ievadīto minūšu pēdējā rindiņā jāiekļauj jūsu vārds un nosaukums, pirms kura ir frāze, piemēram, "Minūtes, ko ierakstījis."
Padomi
-
Pārliecinieties, vai ierakstīšanas ierīce ir pievienota, pilnībā uzlādēta vai ir papildu baterijas.
