Neatkarīgi no tā, vai tā ir korporatīva apvienība vai starptautiska korporācija, sanāksmju protokoli veido juridisko pamatu jebkurām grupas veiktajām darbībām. Apropriācijas, politika, pirkumi - jebkura uzņēmuma darbība, bezpeļņas vai peļņas gūšana - jāreģistrē minūtēs. Dažas organizācijas ir neformālākas nekā citas - jūs, visticamāk, nebūtu dzirdējuši kaimiņu, kas pārvietojas uz galda baznīcas komitejā - bet visiem ir jādarbojas saskaņā ar lēmumiem, ko pieņēmušas viņu pārvaldes iestādes. Minētās darbības apliecina protokoli un nosaka to nodomu.
Esi gatavs
Plāno uz priekšu. Pirms sapulces apkopojiet darba kārtību un dalībnieku vai sapulces dalībnieku sarakstu. Ja jūsu grupa parasti nedarbojas ar darba kārtību, mudiniet to sākt, lai saglabātu fokusu. Uzziniet, cik dalībnieku ir vajadzīgi, lai veiktu uzņēmējdarbību, tāpēc, ja nepieciešams, varat atzīmēt kvoruma klātbūtni protokolos.
Izveidojiet veidni, lai izmantotu savas piezīmes. Iekļaujiet vietas datumam, laikam un atrašanās vietai, kā arī dalībnieku kontrolsarakstu, lai atzīmētu dalībniekus un prombūtnes. Ja sapulce ir saistīta ar publisku ievadi, iekļaujiet nosaukumus un jautājumus, uz kuriem attiecas katra adrese. Vairākas tīmekļa vietnes, piemēram, Meetingtemplates.com piedāvā bezmaksas veidnes dažādiem sanāksmju veidiem.
Sanāksmē aizpildiet datumu, laiku, vietu, apmeklētājus un kvoruma informāciju. Ņemiet vērā, kurš uzaicināja sapulci pēc pasūtījuma un laika. Ja iespējams, lūdziet sabiedrības locekļus, lai tie reģistrētu savus vārdus, lai jums nebūtu jājautā, kā tos izskaidrot. Lielās dalības grupās izplatiet pierakstīšanās lapu, lai divreiz pārbaudītu apmeklējumu pārbaudes sarakstu.
Izpildiet precīzi
Ierakstiet katru jautājumu un visus pasākumus, kas veikti katram. Vienmēr iekļaujiet tā dalībnieka vārdu, kurš veicis kustību. Pirmais priekšlikums parasti ir pieņemt iepriekšējās sanāksmes protokolu, kam seko komitejas ziņojumi. Ietveriet ieteikumus un visus pasākumus, kas veikti, reaģējot. Saglabājiet rakstiskus komitejas ziņojumus, lai tos iekļautu ar pēdējām minūtēm. Nemēģiniet apkopot diskusijas.
Ņemiet vērā to personu vārdus, kas ievieš, pārvieto vai citādi aizstāv rīcību, kā arī precīzu katra priekšlikuma precizējumu. Daudzas organizācijas arī ieraksta personu, kas sekundē pārvieto. Nevilcinieties lūgt labojumus vai precizējumus - šis oficiālais ieraksts saistās grupu ar konkrētām darbībām.
Ierakstiet balsis atbilstoši jūsu organizācijas sistēmai. Jums būs nepieciešams vismaz balsu skaits. Dažas grupas arī pievieno vārdus un ieraksta, kā katrs indivīds balsoja.
Ierakstiet atlikšanas laiku un metodi. Parakstiet savu vārdu kā sekretāra minūšu turētāju.
Sekot caur
Uzreiz rakstiet minūtes, kamēr sapulce ir svaiga jūsu prātā. Saņemiet tos vadītājam apstiprināšanai dienas vai divu dienu laikā kopā ar ziņojumu vai izstāžu sarakstu.
Sūtiet minūtes biedriem un dalībniekiem, kuri tos pieprasījuši pa e-pastu, pirmās klases pastu, kopīgu lietotni, piemēram, Microsoft OneNote vai mākoņu programmu, piemēram, Google disku.
Sagatavojiet oficiālu kopiju un pievienojiet oriģinālos ziņojumus un eksponātus pastāvīgajam ierakstam.
Padomi
-
Mēģiniet pilnveidot veidni jūsu organizācijas vajadzībām, nevis mēģināt pielāgot jūsu sapulces piezīmes abstraktai veidnei. Daudzas uzņēmējdarbības veidnes ir pārāk neformālas organizatoriskām vai publiskām sanāksmēm.
Veicināt Roberta Reglamenta izmantošanu jūsu organizācijā. Tas ir plaši izmantots formāts, ko var pielāgot oficiālai un neformālai sanāksmei.
