Gada kopsapulce (AGM) ir tikšanās ar valdes locekļiem, akcionāriem, investoriem un augstāko vadību, lai pārskatītu fiskālo informāciju un aptvertu galvenos lēmumus un izmaiņas, kas veiktas iepriekšējā gada laikā. Akcionāru sapulces protokoli tiek apkopoti kā sanāksmes protokols, un tajos ir detalizēta informācija par visiem svarīgākajiem sapulces lēmumiem un piezīmēm par ievēlētajiem darbiniekiem. Protokols parasti ir pievienots pielikumam, kas pievienots sanāksmes laikā apspriestajiem vai iesniegtajiem ziņojumiem.
Ierakstiet sava uzņēmuma nosaukumu, kam seko "Gada kopsapulces protokoli". Pēc tam ierakstiet pilnu datumu un laiku, kad sanāksme sākās, un sanāksmes vietu. Vietā būs jāiekļauj konferenču telpas nosaukums un vieta, kur notiek sanāksme.
Uzrakstiet preambulu. Izmantojiet romiešu ciparu "I", kam seko termins PREAMBLE, lai iepazīstinātu apmeklētājus. Uzskaitiet visus sapulces dalībniekus, sākot ar prezidentu. Pēc tam norādiet klātesošo viceprezidentu, kasieri, sekretāru un izpildvaras locekļus. Šai sadaļai var izmantot pilnu vārdu vai pirmo vārdu un uzvārdu.
Saraksta novērotājus un atvainošanos. Ja ir klāt sanāksmes dalībnieki, kas nav ierēdņi vai komitejas locekļi, viņi var tikt iekļauti kā novērotājs vai atvainošanās. Ja neviena kategorija neietilpst nevienā kategorijā, norādiet "Nil" katrai kategorijai.
Iepazīstiniet ar iepriekšējās sanāksmes protokolu. Izmantojiet romiešu ciparu "II", kam seko iepriekšējās sanāksmes PROTOKOLS šajā sadaļā. Norādiet visus priekšlikumus, kas tika pārvietoti, norīkoti un pārcelti uz šo sanāksmi.
Iepazīstiniet ar sanāksmes ziņojumiem. Sāciet šo sadaļu, izmantojot romiešu ciparu "III", kam seko ZIŅOJUMI. Uzskaitiet ziņojumus atsevišķi kā papildinājuma vienumus.
Ierakstiet vēlēšanu procesu. Izmantojiet romiešu ciparu "IV", lai norādītu vēlēšanu atgriešanās amatpersonām, prezidentu, viceprezidentu, sekretāru, kasieri un jebkuru citu ievēlētu amatpersonu. Katram kandidātam būs jāiekļauj: izvirzītā persona; kurus tos izvirzīja; kurš nominēja nomināciju; un vai kandidāts noraidīja vai apstiprināja nomināciju. Tad ievēlētais virsnieks protokolā tiks norādīts kā tāds.
Ierakstiet valsts amatpersonu vēlēšanas. Ja jūs ievēlējat publiskos līgumus, jums būs jānorāda kandidāta vārds un personas, kas izvirzīja un norīkoja amatpersonu.
Uzskaitiet visus sanāksmē pieņemtos vai iesniegtos priekšlikumus. Priekšlikums ir balsojums par vai pret noteiktu politiku vai lēmumu, un to var iesniegt sanāksmes laikā. Uzskaitiet jebkuru no šīm diskusijām protokolā un norādiet, vai priekšlikums tika pieņemts vai noraidīts.
Ierakstiet "Citi biznesa" vienumi. Romiešu cipara "V" sarakstā uzskaitiet un apkopojiet visas diskusijas vai notikumus, kas notika sanāksmē ārpus vēlēšanām un ievadiem. Sarakstā iekļautais saraksts vai 2 līdz 3 teikumi par katru posteni parasti ir pietiekami, lai tos izskatītu nākamajā sanāksmē.
Saraksta papildinformācijas un finanšu datu saraksts. AGM protokola pēdējai sadaļai ir jānorāda iepriekš minētie pielikumi, kas minēti protokolā, un jāpabeidz finanšu informācijas kopsavilkums, ko sniedza kasieris.
Padomi
-
Kopsapulce parasti notiek katru gadu, lai informētu dalībniekus par iepriekšējā gada aktivitātēm un ievēlētu ierēdņus un valsts amatpersonas nākamajam gadam. AGM protokola kopijas drīkst izplatīt visiem dalībniekiem neilgi pēc tikšanās. Sekretāram, iespējams, nākamā sanāksmes sanāksmes protokola kopija būs jāiesniedz pārskatīšanai.
