Uzņēmumi, individuālie darbuzņēmēji un bezpeļņas organizācijas izstrādā politikas paziņojumus, lai izteiktu vadlīnijas, kas reglamentē viņu pakalpojumu izpildi un dalību tajos. Šīs politikas nosaka protokolus un nosaka parametrus, kuriem jāievēro visi, kas slēdz līgumu vai apmeklē vietni. Šo politiku izstrāde sākas ar visu organizatorisko vienību ievadi, kā arī tiešas korelācijas izveidošanu ar uzņēmuma mērķiem. Politikas rakstniekiem pētījumi, sagatavošanās un lēmumi par formātiem un izplatīšanu dominē protokola rakstīšanas procesa lielākajā daļā.
Sagatavojieties rakstīt. Apkopojiet piezīmju uzņemšanas materiālus, nostipriniet izraudzīto datoru vai vārdu procesoru un izvēlieties vietu, kur veikt lielāko daļu rakstīšanas. Turklāt izvēlieties politikas vai protokola primāro valodu, ņemot vērā formulējuma stilu un politikas dokumenta fontu veidus.
Notiek tikšanās ar galvenajiem darbiniekiem, lai piedalītos jaunas politikas vai dokumenta izveidē. Piemēram, fiziskās drošības politikas parametri prasa gan cilvēkresursu pārstāvim, gan drošības personālam sniegt savu viedokli par politikas prasībām. Apspriežu protokolu izmantošana, lai izveidotu politiku vai protokolus no iegūtās informācijas.
Novērtējiet uzņēmuma vai pakalpojuma misiju. Izmantojiet uzņēmuma misijas valodu un lietojumu kā vadlīnijas politikas vai protokola vispārējam tonim. Piemēram, rūpīgas plānošanas un ziņošanas pasākumu atkārtošana būtiski ietekmē politikas veidotājus rūpnieciskās drošības kopienā.
Pētīt auditoriju. Aprēķiniet klientu, darbuzņēmēju vai darbinieku skaitu, kas ir politikas dokumenta galvenā auditorija. Nosakiet šo personu darba vai uzņēmējdarbības vietu, lai noteiktu atrašanās vietas un izplatīšanas prasības. Turklāt pārskatiet darbinieku darba aprakstus un līgumus, lai tos varētu iekļaut politikas dokumentā.
Pārskatiet darba vietas vai biznesa telpas fizisko izkārtojumu. Dokumentējiet izmērus, esošos satiksmes veidus un īpašās zonas, piemēram, tualetes un darbinieku atpūtas telpas, lai izmantotu protokola dokumenta vides un drošības daļas izveidi. Sazinieties ar ārējām aģentūrām, piemēram, vietējo ugunsdzēsības dienestu vai darba drošības organizāciju, lai noteiktu tādas prasības kā maksimālās jaudas robežas un obligātās ugunsdrošības ierīces.
Pārskatiet esošos uzņēmuma dokumentus. Apkopojiet visus esošos uzņēmuma politikas vēstules, iepriekšējās protokolu rokasgrāmatas un ar pakalpojumiem saistītos dokumentus, lai izmantotu jaunu politikas un procedūru dokumenta izveidi. Nosakiet novecojušu informāciju un pēc vajadzības atjauniniet būtiskos datus. Veidlapām, kas pieprasa oficiālus parakstus, atrodiet sākotnējo parakstītāju vai atbilstošu aizvietotāju vai aizstājēju. Pareizi atbrīvojieties no novecojušiem datiem, kas var saturēt sensitīvu informāciju.
Pētniecības produktu drošība un izmantošana. Produktu izplatītājiem, mazumtirgotājiem vai ražotājiem ir jāizpēta pārdotā vai ražotā produkta pareiza izmantošana un drošības pasākumi. Pievienojiet šo informāciju pakalpojumu politikas rokasgrāmatu procesuālajai sadaļai, sniedzot drošības un ārkārtas datus. Pievieno drošus datus par bīstamiem materiāliem vai to saturošiem priekšmetiem.
Izveidojiet vairākus formātus. Politikas vai protokola grāmata un elektroniskās versijas nodrošina ērtības dokumenta auditorijai. Elektroniskie politikas dokumenti ļauj lasītājiem ērti pārskatīt politiku vairākās vietās. Turklāt grāmatas vai papīra formāta formāts nodrošina fizisku versiju ātrai pārskatīšanai, ja nepieciešams.
