Burti ir labākais veids, kā nodrošināt, ka darbinieki vai klienti tiek informēti par politikas izmaiņām. Cilvēki mēdz ignorēt zīmes un e-pastus, jo katru dienu tie tiek bombardēti ar tik daudzām reklāmām un e-pasta ziņojumiem. No otras puses, vēstules ir grūtāk ignorēt, jo tās ir saistītas ar formalitātēm un svarīgiem ziņojumiem. Paziņojumu vēstules ir vienkārši rakstāmas un ļoti efektīvas.
Ievietojiet printerī firmas veidlapas. Lielākajai daļai uzņēmumu ir politika, ka oficiālajai saziņai ir jābūt uz veidlapas, jo tas palīdz nodot konsekvenci un autoritāti.
Atveriet burtu, ierakstot datumu. Ja vēstule dodas uz personu, ierakstiet adresāta vārdu un adresi. Ja burts būs daļa no līdzīgu paziņojumu masveida sūtīšanas, nepievienojiet vārdu vai neizmantojiet teksta apstrādes programmas pasta sapludināšanas funkciju, lai ievietotu vārdus.
Sāciet burtu, ierakstot "Dear Mr./Ms. (Vārds)", kam seko resnās zarnas, vai vispārīgāku sūtījumu "Dear Valued Customer" vai līdzīgu patīkamu.
Sāciet vēstuli, īsi izskaidrojot situāciju. Ja jūs rakstāt, lai sniegtu sliktas ziņas, kā tas ir paziņojumā par nokavētām grāmatām vai rēķinu par nokavēšanos, paskaidrojiet, kāds bija rēķins un cik tas ir novēlots. Ja rakstāt, lai informētu klientus par politikas izmaiņām, izskaidrojiet problēmu, kas radīja nepieciešamību pēc politikas izmaiņām.
Skaidri un kodolīgi paskaidrojiet paziņojumu, lai saņēmējs nepalaistu garām ziņojumu. Norādiet attiecīgos datumus, kad politika stāsies spēkā.
Sniedziet darbības informāciju, piemēram, visus termiņus vai procedūras, kas jāievēro vēstules saņēmējam. Sniedziet savu kontaktinformāciju, ja viņiem ir jautājumi.
Aizveriet vēstuli, pateicoties darbiniekam vai klientam par viņa uzmanību un ierakstiet savu vārdu. Pierakstieties telpā virs sava vārda.
Padomi
-
Saglabājiet vēstules īso un faktisko jautājumu. Ja atvainojamies pārāk daudz klientu vai darbinieku, tas var interpretēt kā norādi, ka viņi var apstrīdēt paziņojumu vai politikas izmaiņas.
