Darbiniekiem visos līmeņos var būt nepieciešams rakstīt paziņojumus (parasti tos sauc par piezīmēm) kā daļu no viņu darba. Efektīvu piezīmju rakstīšana pozitīvi atspoguļo personu, kura tos rakstījusi, jo tā ir laba komunikācijas prasme. Paziņojumu piezīmes sniedz pozitīvas un negatīvas ziņas darbiniekiem visā organizācijā. Reklāmas un darba atvēršanas paziņojumi bieži tiek saņemti ar aizrautību, bet politikas izmaiņas un paziņojumu samazināšana var izraisīt trauksmi un stresu. Cieta ziņojuma izstrāde palīdz skaidri un pozitīvi sniegt ziņas.
Nosakiet galveno vēstījumu, kuru jūs mēģināt nodot. Pārdomājiet, vai ziņas būs apsveicamas vai nē, un izmantojiet šo informāciju, lai izlemtu, kā vislabāk sakārtot piegādājamo ziņojumu. Negatīviem ziņojumiem būs nepieciešama plašāka informācija par to, kāpēc kaut kas tiek darīts, bet pozitīvie ziņojumi var koncentrēties uz ziņām, kas tiek piegādātas, nepievienojot detalizētu pamatinformāciju par to, kāpēc notikums notika.
Uzziniet, kā četras piezīmes galvenās sastāvdaļas. Labākie piezīmes ir pieņēmuši pieņemto formātu, kas atzīts biznesa rakstībā. To darot, piezīmju rakstnieki savā paziņojumā paliek neitrāli un nešķiet neobjektīvi. Memos ir četras galvenās sadaļas: virsraksts, atvēršana, ķermenis un noslēgums.
Izveidojiet savu pozīciju. Virsrakstos ir četras galvenās sadaļas: uz, no, datums un temats. Lauks “To:” ietver adresātu sarakstu un to nosaukumus. Laukā “No:” ir norādīts tās personas vārds, uzvārds un nosaukums, no kura ir pievienota piezīme. Lauks “Datums:” visbiežāk ir datums, kad paziņojums tiek piegādāts, salīdzinot ar datumu, kad tas ir sagatavots vai izveidots. Lauks "Temats:" informē saņēmējus par atgādinājuma mērķi. Šie lauki ir līdzīgi laukiem, ko parasti izmanto e-pastos, un katram no tiem jābūt šādam:
Uz: No: Datums: Temats:
Uzrakstiet piezīmes atvēršanu. Atklāšanas punktā galvenā uzmanība pievērsta komunikācijas mērķim. ieskaitot jebkādu pamatinformāciju, kas vajadzīga, lai palīdzētu saņēmējiem izprast paziņojuma iesniegšanu.
Uzrakstiet piezīmes tekstu. Iestāde ietver visu un visu sīku informāciju, kas saņēmējiem jāzina. Akcijas var ietvert informāciju par darbinieka jauno darbu un pienākumiem, kā arī par to, kad viņi uzņemsies savu jauno lomu. Politikas izmaiņās jāiekļauj informācija par to, kad jaunā politika kļūs spēkā un kā tā ietekmēs darbiniekus.
Uzrakstiet piezīmes noslēgumu. Labs secinājums norāda darbiniekiem, kas viņiem jādara, lai sagatavotos pārmaiņām.
Veikt kādu laiku prom no piezīmes un pēc tam atgriezieties pie tā, lai rediģētu ar svaigām acīm. Labi uzrakstītiem atgādinājumiem nav gramatisku kļūdu un tie sniedz skaidrus ziņojumus.
