Darba samaksa ir būtisks jebkura biznesa ar darbiniekiem aspekts. Lai darbinieki un algas nodokļi tiktu samaksāti savlaicīgi un precīzi, algas struktūrvienībai jābūt strukturētai. Lai sasniegtu efektivitāti departamentā, darba devējam jādokumentē algas procedūras. Neatkarīgi no tā, vai algas ir lielas vai mazas, rakstiskas algas procedūras ir būtiskas veiksmīgai algu sarakstam.
Izveidojiet algu saraksta procedūras veidlapas. Darba samaksas nodaļa parasti cieši sadarbojas ar cilvēkresursu nodaļu, lai nodrošinātu pienācīgu izmaksu un darbinieku pabalstu apstrādi. Šajā procesā tiek izmantotas vairākas veidlapas: laika lapas / laika kartes, W-2 veidlapa, algu saraksti un / vai kalendāri, atvaļinājuma pieprasījuma veidlapas, tiešās depozītu atļaujas formas un slimības dienas uzraudzības lapas. Jūs varat iegādāties šīs veidlapas kancelejas veikalā vai arī tās drīkst pielāgot.
Dokumentējiet laika uzskaites procedūras. ASV Darba departaments atzīmē, ka jūs varat izmantot jebkuru vēlamo laika uzskaites sistēmu, ja tā ir pareiza un pilnīga. Laika noteikšanas procedūrās jāiekļauj termiņu iesniegšanas termiņi un metode, ko izmanto darbinieku laika aprēķināšanai.
Piemēram, pierakstiet procedūras, lai manuāli aprēķinātu darbinieku laika kartes, piemēram, noapaļojot uz augšu un uz leju līdz tuvākajam ceturksnim. Ja jums ir laika uzskaites sistēma, kas automātiski transportē darbinieku štancēšanas / svītrojumus algas programmatūrā, dokumentējiet savas procedūras, lai veiktu labojumus. Tas var ietvert uzraudzības iestāžu e-pasta ziņojumu nosūtīšanu jums pirms termiņa.
Uzrakstiet algu saraksta apstrādes procedūras. Pielāgojiet algas aprēķināšanas procedūras, lai tas atbilstu jūsu algas sistēmai. Darba samaksas sistēma var būt manuāla, datorizēta vai ārēja (ārpakalpojumi). Norādiet visas jūsu konkrētās sistēmas algu aprēķinu procedūras.
Piemēram, sakiet, ka jums ir iekšēja datorizēta sistēma, kurā algu saraksta apstrādei tiek izmantots algas personāls un algas programmatūra. Dokumentējiet, kā lietot programmatūru. Norādiet, kā ievadīt darbinieku algas un kā apstrādāt darba samaksas korekcijas, tiešos noguldījumus, algu nodokļus, pabalstu dienas, iemaksas, apdrošināšanas pabalstus un virsstundu darbu. Pirms algu čeku drukāšanas un algu saraksta slēgšanas iekļaujiet darba samaksas dubultās pārbaudes soļus.
Ja jums ir vairākas darba samaksas frekvences (piemēram, nedēļas un divreiz nedēļā), dokumentējiet, kā apstrādāt katru no tām. Darba samaksas apstrādes procedūrās jāiekļauj visi apstrādes soļi no katra algu saraksta sākuma līdz tā beigām.
Iekļaut pēcapstrādes procedūras. Piemēram, sakiet, ka jums ir grāmatvedības nodaļa vai ārējā nodokļu kompānija, kas nodarbojas ar uzņēmuma algu nodokļu jautājumiem. Norādiet nepieciešamos dokumentus un ziņojumus, kas būtu jānosūta un kādai personai. Valsts, kurai jāsaņem atalgojums / jāmaksā stublāji izplatīšanai, un jāiekļauj citi uzņēmumi / indivīdi, ar kuriem jums ir jādarbojas. Piemēram, ja algas fonds nodod pensiju plāna nodrošinātājam uzreiz pēc katra algu saraksta apstrādes, iekļaujiet nepieciešamos pasākumus.
Dokumentu uzskaites procedūras. Darba devējam ir jāglabā algas uzskaite vismaz trīs gadus pēc Darba departamenta domām. Valsts glabāšanas un reģistrācijas procedūras algu reģistriem, W-2s, algu nodokļa pārskatiem, laika kartēm un citiem algas ierakstiem.
Padomi
-
Ikreiz, kad notiek procesuālas izmaiņas, atjauniniet savas algas procedūras.
