Rēķinu ģenerēšana un nosūtīšana var būt laikietilpīgs process. Tomēr tas nav process, kas būtu jāizlaiž vai netiek ignorēts. Pareizi izstrādāts rēķins palīdz uzņēmumam saņemt samaksu un nodrošina abu pušu tiesisko aizsardzību. Ja Iekšējo ieņēmumu dienests kādreiz saņem revīziju, jūsu rēķinu izrakstīšanas sistēma var pamatot jūsu paziņotos ienākumus.
Rēķinu pamati
Ja pārdevējs vēlas saņemt samaksu par precēm vai pakalpojumiem, viņš nosūta rēķinu. Rēķins ir dokuments, kas detalizēti atspoguļo darījumu darījumu finanšu komponentus. Rēķinā ir iekļauts pircēja un pārdevēja nosaukums un kontaktinformācija, sniegto pakalpojumu vai sniegto preču apraksts, maksa par preci un kopējā maksājamā summa. Rēķinos parasti ir iekļauts arī maksājuma termiņš, rēķina numurs un vēlamā maksājuma metode.
Maksā
Rēķini palīdz uzņēmumam saņemt pilnu samaksu un saņemt samaksu par laiku. To var būt grūti saņemt bez pienācīga rēķina. Uzņēmumi parasti pieprasa detalizēta rēķina saņemšanu pirms maksājumu veikšanas. Maksājumu noteikumi var palīdzēt uzņēmumam ātri saņemt debitoru parādus. Piemēram, uzņēmums var teikt, ka maksājums ir jāveic, saņemot 30 dienu laikā pēc saņemšanas vai 60 dienu saņemšanas. Iekļaujot vēlāku maksu par rēķinu - piemēram, ka novēloti maksājumi ir jāmaksā par 20 ASV dolāriem, var arī nodrošināt tūlītēju maksājumu.
Tiesību noteikšana
Rēķini sniedz pierādījumus tam, ka produkti un pakalpojumi tiek piegādāti, un nosaka uzņēmuma tiesības uz maksājumu. Gadījumā, ja klients nemaksā, uzņēmums var izmantot līgumus un rēķinus, lai tiesai juridiski pierādītu, ka tas ir parādā. Tāpat uzņēmums var glabāt rēķinu un līgumslēdzējiem un pārdevējiem samaksāto summu kopijas, lai pierādītu, ka tas ir izpildījis savu līgumsaistību maksājumu.
Revīzijas pierādījumi
Pat ja jūs darāt visu pareizi, IRS vienmēr var pārbaudīt jūsu uzņēmumu. Revīzijas laikā IRS vēlas nodrošināt, ka esat pienācīgi ziņojis par visiem ienākumiem, ko saņēmāt gada laikā. Ja jums ir organizēta secīgi numurētu rēķinu sistēma, IRS ir vairāk pārliecināta, ka esat pilnībā un pareizi ziņojis par ienākumiem. Ja rēķini ir nepareizi vai nav, pierādīšanas pienākums ir jums parādīt, ka neesat slēpis ienākumus.
