Uzņēmumi, kas uztur uzskaiti, izmanto krājumu sistēmas, lai pārvaldītu krājumu līmeni gan noliktavā, gan rūpnīcā. Šādiem uzņēmumiem ir jāizlemj starp periodu inventarizācijas sistēmu un pastāvīgo inventarizācijas sistēmu izmantošanu. Izmantojot abas sistēmas, uzņēmumam vēl ir vismaz reizi gadā jāveic fiziskā inventarizācija. Fiziskā inventarizācija sniedz pāris priekšrocības uzņēmuma vadībai.
Inventāra sistēmas
Inventāra sistēmas atbilst uzņēmuma vajadzībām, sniedzot informāciju par krājumu daudzumiem un dolāra vērtībām. Daudzas inventarizācijas sistēmas sniedz informāciju par inventāra konkrēto noliktavu atrašanās vietu un tajā glabāto daudzumu. Iekārtas darbinieki un vadītāji izmanto šo informāciju, lai atrastu konkrētus sūtījumus klientiem, vai noteiktu, vai uzņēmumam ir nepieciešams pārkārtot konkrētu inventāra vienumu, jo pieejamā uzskaite ir samazinājusies. Inventarizācijas sistēmas arī sniedz grāmatvedības nodaļai informāciju par uzņēmuma īpašumā esošo krājumu kopējo vērtību.
Perpetual Inventory
Nepārtraukta inventarizācijas sistēmas atjaunināšana katru reizi, kad noliktava saņem krājumu no pārdevējiem, kā arī katru reizi, kad noliktava nosūta inventāru klientam. Pastāvīgā inventarizācijas sistēma nodrošina krājumu bilanci jebkurā brīdī. Šis atlikums pastāvīgi tiek atjaunināts. Daudzi uzņēmumi izmanto skenerus un svītrkodus, lai viegli reģistrētu krājumu atlikumu izmaiņas. Šie uzņēmumi skenē krājumu gabalus, kad tie nosūta vai saņem, kas automātiski atjaunina inventarizācijas sistēmas atlikumu.
Fiziskā inventarizācija
Fiziskā inventarizācija sastāv no katra inventāra objekta manuālas uzskaites un to salīdzināšanas ar uzskaites sistēmā reģistrēto daudzumu. Daži uzņēmumi darbiniekus iedala divās grupās, vienā grupā skaitot katru posteni un otro grupu - katru vienību. Tas ļauj uzņēmumam salīdzināt abus skaitļus ar sistēmā reģistrēto daudzumu un identificēt iespējamās inventarizācijas problēmas. Faktiskais krājumu skaits ļauj uzņēmumam pareizi noteikt krājumu daudzumus, identificēt nepieciešamās krājumu korekcijas un izpētīt novirzes.
Inventāra korekcija
Dažreiz uzņēmumi atklāj neatbilstības starp faktiskajiem krājumu daudzumiem un reģistrēto inventāru. Šādā gadījumā uzņēmums reģistrē krājumu korekciju, lai koriģētu krājumu bilanci sistēmā. Korekcijas daudzumi rodas, salīdzinot faktisko daudzumu ar sistēmas daudzumu. Inventāra korekcijas mērķis ir padarīt inventarizācijas sistēmu vienādu ar faktisko uzņēmuma īpašumā esošo krājumu.
Inventāra variants
Pēc fiziskās inventarizācijas veikšanas uzņēmums pārbauda konstatētās daudzuma atšķirības, lai noteiktu dispersijas iemeslu. Atšķirības parasti rodas darbinieku kļūdu, zādzības vai iznīcināšanas rezultātā.
