Precīza sapulces protokolu apkopošana palīdz nodrošināt, ka apmeklētāji koncentrējas uz piešķirtajiem uzdevumiem, samazina nepareizu komunikāciju un uzlabo turpmāko sanāksmju efektivitāti. Skaidras un visaptverošas sanāksmju protokola priekšrocības nozīmē, ka jebkuram uzņēmuma īpašniekam, izpilddirektoram vai citam vadītājam, kurš regulāri rīko sanāksmes, ir jāizstrādā vadlīnijas protokolu pieņemšanai. Šīm vadlīnijām jāaptver tas, kas notiek pirms sanāksmes, tās laikā un pēc tās.
Pirms sanāksmes
Noteikt, kas pieņem minūtes
Kaut arī šķietami svarīgs uzdevums, sapulces protokolu ierakstīšana prasa lielu uzmanību detaļām. Tā rezultātā minūšu ņēmējam vajadzētu būt minimālam dalībai sanāksmē. Tas ļauj koncentrēt lielāko daļu enerģijas, lai ierakstītu sanāksmes būtiskos punktus.
Padomi
-
Uzņēmumi bieži izmanto vadītāju asistentus vai administratorus, lai ņemtu minūtes, jo šie darbinieki bieži vien nav aktīvi piedalījušies sanāksmē.
Izmantot standartizētu veidlapu
Izveidojiet savu standartizēto sapulces protokola formu, ko izmantot sanāksmes laikā. Standartizācija palīdz minūšu ņēmējam uzzināt, kur ievietot informāciju, kā arī palīdz apmeklētājiem vēlāk lasīt dokumentu. Pamatinformācija ietver:
- Dalībnieku saraksts.
- Datums.
- Sarunu tematu saraksts.
- Katram tematam pieņemts rīcības plāns.
- Tie, kas ir atbildīgi par šo darbību veikšanu.
Tikšanās laikā
Aizpildiet pamatinformāciju
Pirms sanāksmes oficiālas sākšanas aizpildiet būtisku informāciju, piemēram, dalībniekus un datumu. Tas novērš nevajadzīgu laika izšķiešanu faktiskās sanāksmes laikā.
Ierakstiet tikai svarīgu informāciju
Sanāksmju protokoliem nevajadzētu pārrakstīt visu sanāksmi. Gluži pretēji, sapulces protokolos ierakstīti svarīgi uzdevumi un norādījumi vienkāršotā formātā. Tādējādi jums jāreģistrē informācija, piemēram, pienākumu deleģēšana, termiņi, tiem pienākumi, kas piešķirti šiem pienākumiem, un jebkura cita šķietami būtiska informācija. Sanāksmju protokolos nedrīkst būt vispārīgas diskusijas vai tangenciāla informācija.
Pieprasiet precizējumu
Minūtēm precīzi jāatspoguļo sanāksmes galvenie punkti. Jautājiet, vai nav saprotama kāda sanāksmē apspriestā informācija. Nekad neuzminiet, vai jūs riskējat neprecīzu informāciju vai izlaidumus. Lūdzot precizēt, vienmēr ievērojiet sapulces protokolus. Dažās sanāksmēs notiek neformāla pieeja, bet citas pieņem strukturētus Roberta nolikumus.
Skatīt iepriekšējos protokolos
Pašreizējās minūtes, ko apkopojat, var atsaukties uz iepriekšējām sanāksmju minūtēm. Tas prasa, lai jaunā sapulce tiktu aizvadīta iepriekš, lai informācija būtu viegli pieejama visiem dalībniekiem.
Pēc sanāksmes
Pārskatīšanas protokols
Pārbaudiet sanāksmes protokolus par drukas kļūdām vai neskaidriem teikumiem. Pirms minūšu pabeigšanas izlabojiet tos. Jebkuras kļūdas var radīt neskaidrības attiecībā uz svarīgiem uzdevumiem.
Sūtīt dalībniekiem
Nosūtiet sanāksmes protokolu sanāksmes dalībniekiem apstiprināšanai. Tas dod dalībniekiem iespēju uzdot jautājumus vai noteikt kļūdas. Informējiet visus dalībniekus, ja notikušas kādas izmaiņas.
Pabeigt un failu
Kad visi dalībnieki apstiprina protokolu, parakstiet protokolu ar apstiprinājuma datumu, kas norādīts blakus parakstam. Pēc tam protokolējiet datorā vai mapē ar citām sapulces minūtēm. Saglabājiet visas sapulces minūtes kopā, kas ļauj viegli nokļūt nākamajās sanāksmēs un nodrošina centrālo atrašanās vietu, ja ikvienam ir nepieciešams atsaukties uz dokumentiem.
