Organizēta un attīstīta sapulču darba kārtība nodrošina, ka visas svarīgās tēmas tiek iekļautas attiecīgajā sanāksmē. Pamatstruktūra palīdz vadīt sapulces virzienu, lai jūs no vienas tēmas nepāriet, tādējādi ļaujot uzņēmumiem veikt efektīvāku darbību. Uzsāciet savu darba kārtību pirms sanāksmes, lai jūs varētu izveidot vairākus projektus un nosūtīt tos dalībniekiem pirms sanāksmes, lai viņi zinātu, ko gaidīt.
Pierakstiet visas tēmas, kas jums jāaplūko sanāksmes laikā. Sākt pēc iespējas plašāk. Piemēram, pierakstiet "Plānošana", kurā var būt vairākas apakštēmas. Izmantojiet visas iepriekšējo sanāksmju, e-pasta ziņojumu un informācijas piezīmes, lai pārliecinātos, ka jums ir visas nepieciešamās tēmas.
Sazināties ar citiem sapulču plānotājiem vai apmeklētājiem, un jautājiet, vai viņiem ir kādas tēmas, kurām nepieciešama uzmanība. Dodiet viņiem termiņu ierosinātajām tēmām un priekšmetiem, lai jums būtu laiks veikt turpmākus pētījumus vai saraksti, ja nepieciešams, tad ievietojiet tos kontā.
Organizējiet savas tēmas. Meklējiet tēmas, kuras var ievietot plašākā tēmā. Ja nē, apmeklējiet katru vispārīgo tēmu un izjauciet to konkrētos darba kārtības jautājumos. Piemēram, ražošanas sapulces darba kārtībā var būt "mēģinājumu konflikti" un "datumi, kas jāatceras" sadaļā "Plānošana".
Sastādiet galvenās tēmas pēc svarīguma. Izlemiet, kādas tēmas vispirms jāietver kontūrā, pamatojoties uz to, cik svarīgas tās ir, cik daudz laika jums būs nepieciešams, lai tos apspriestu, un īpašiem apsvērumiem, piemēram, personai, kas prezentē to sanāksmes daļu, kurai nepieciešams atstāt agru, piemēram,.
Ierakstiet galvenās tēmas vertikālā sarakstā treknrakstā, lielākam fontam, apmēram 14 līdz 16 punktu fontam. Vienu ievilkumu vai cilni un katru apakškopa tieši aiz galvenās tēmas. Jūs varat numurēt vai nosūtīt tēmas un apakštēmas, kā vēlaties. Ietveriet detalizētus punktus zem katras apakštēmas.
Iezīmējiet un iekļaujiet arī šos priekšmetus, lai viņi sēž zem apakštēmas, tikai pa labi. Lielākā daļa programmatūras programmu automātiski ievada, aizzīmju un numuru, kad nospiežat "Enter" un "Tab" galvenās vai apakšprogrammas beigās.
Ierakstiet visu nepieciešamo sapulces informāciju dokumenta augšējā centrā, ieskaitot sapulces nosaukumu un datumu, laiku, atrašanās vietu, uzaicinātos vai paredzamos dalībniekus un kontaktinformāciju sanāksmes organizatoram, iespējams, pats.
Ja nepieciešams, pierakstiet katras tēmas vadītāja nosaukumu blakus galvenajai vai apakšprogrammai. Ievērojiet, cik daudz laika jūs sniedzat katrai tēmai. Sazinieties ar vadītāju, lai pārliecinātos, ka jums ir pietiekami daudz laika.
