Aizņemtas darba dienas laikā ir svarīgi pazust vai aizmirst svarīgas detaļas. Rūpīga uzskaite ir obligāta - it īpaši biznesa tikšanās laikā. Protokols ir oficiāls sanāksmes protokols. Viņiem jāapraksta, kas piedalījās sanāksmē, kas tika apspriests un kas tika nolemts. Ja tie ir rūpīgi sagatavoti, tie var būt viena no efektīvākajām metodēm, kā informēt visus un tajā pašā lapā par iepriekšējiem, pašreizējiem un nākotnes biznesa lēmumiem.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Sanāksmju darba kārtība
-
Ņemiet vērā objektu vai vārdu procesora uzņemšanu
Reģistrē sanāksmes datumu, laiku un vietu.
Sarakstā norādiet, cik vecāki ir visi.
Norādiet, vai ir nepieciešams kvorums. Ne katrai sanāksmei ir vajadzīgs kvorums, vai minimālais dalībnieku skaits, lai sapulce būtu derīga. Tomēr, ja kvorums ir vajadzīgs un klāt, tas nozīmē, ka sapulces laikā pieņemtie uzņēmējdarbības lēmumi ir spēkā un izpildāmi. Bez kvoruma uzņēmums nevar rīkoties.
Aprakstiet procesu hronoloģiskā secībā. Sāciet, atzīmējot, kad sapulce tika izsaukta pēc pasūtījuma un kurš to darīja.
Nosakiet katras personas vārdu, kurš sāk tēmu, un pierakstiet svarīgākās ziņas par diskusiju.
Pierakstiet to cilvēku vārdus, kuri piekrīt vai nepiekrīt tam, kas tiek apspriests, un precīzi norādiet nolīguma vai domstarpību būtību.
Katras sanāksmes sadaļas beigas ar galīgā lēmuma kopsavilkumu.
Turpiniet atkārtot 5. līdz 7. darbību, līdz sanāksme ir beigusies.
Uzrakstiet formālu sapulces kopsavilkumu, pamatojoties uz jūsu piezīmēm. Izmantojiet firmas veidlapas un nosūtiet galīgo kopiju katrai klātesošajai personai.
Padomi
-
Izmantojiet sapulces darba kārtību kā sanāksmes protokola izklāstu. Darba kārtības parasti izklāsta galvenās sanāksmes tēmas. Darba kārtības izmantošana kā kontūra palīdz saglabāt jūsu minūtes.
Lai gan tehnoloģija var piedāvāt zināmu laika ietaupījumu, Neal Hartman, vecākais lektors MIT Sloan School of Management vadošajā komunikācijā, Forbes tīmekļa vietnes kolonnā iesaka aizliegt tehnoloģijas sanāksmēs, lai ikviens koncentrētos. Ja nolemjat izmantot tehnoloģijas, lai palīdzētu jums uztvert minūtes, apsveriet iespēju novērst bezrūpīgu programmatūru, kas īslaicīgi bloķē piekļuvi e-pastam, internetam vai citām programmām papildus vienkāršam teksta procesoram.
