Noteiktos apstākļos organizācijas sanāksmes protokols ir juridisks dokuments, kuru nevar mainīt bez direktoru padomes balsojuma. Nepareizi grozot protokolu, var tikt anulētas balsis, līgumi, nolīgumi un citas sanāksmes laikā veiktās darbības. Izmantojiet vienkāršu procedūru, lai pārliecinātos, ka esat pareizi izmainījis savas minūtes.
Noteikt, vai protokols jau ir oficiāli apstiprināts ar valdes balsojumu, vai arī ja tie ir iesniegti tikai izskatīšanai priekšsēdētājam vai izpildkomitejai. Protokola projektu, par ko valde nav balsojusi, var grozīt bez balsojuma.
Ja ieteiktās izmaiņas tiek veiktas personai vai personām, kas pārskata minūtes pirms minūtes, kad dodaties uz pilnu galdu, ieteikt izmaiņas. Salīdziniet galīgo ieteikto formulējumu ar sākotnēji iesniegtajām minūtēm. Paskaidrojiet izmaiņu iemeslu. Ja visi piekrīt, sekretāram jāmaina sākotnēji iesniegtie neapstiprinātie protokoli.
Ja ierosinātās izmaiņas tiek veiktas protokoliem, kurus vēl nav apstiprinājusi valde un valdes sēdē, izmantojiet šādu procedūru:
Vai priekšsēdētājs ierosina sanāksmes protokolu apstiprināt. Pagaidiet, līdz tiek nosūtīts priekšlikums. Vai priekšsēdētājs atver jautājumu apspriešanai. Lūdziet, lai persona, kas ierosina grozījumu, pamatotu izmaiņas. Pēc diskusijas lūdziet, lai persona, kas ierosina izmaiņas, ierosinātu protokolu grozīt un sniegt precīzu ieteikumu formulējumu. Pagaidiet, līdz tiek nosūtīts priekšlikums. Vai priekšsēdētājs izbeidz diskusiju un izsauc jautājumu, vai arī balsojiet. Ierakstiet balsošanu, tostarp to personu vārdus, kas atbalsta, iebilda un atturējās.
Ja ierosinātās izmaiņas tiek veiktas pirms valdes iepriekš apstiprinātām minūtēm, ievērojiet to pašu procedūru, lai grozījumu protokolus iesniegtu valdes apstiprināšanai pirmo reizi.
Lai protokolā izdarītu izmaiņas, ieraksta sekretāram vai personai, kas pieņem protokolu sanāksmē. Dokumenta augšpusē, kas ietver protokola sākotnējās pieņemšanas datumu, ņemiet vērā, ka protokols tiek grozīts. Iekļaujiet izmaiņu datumu un tās personas vārdu, kas groza protokolu.
