Pirms jebkura projekta sākuma projekta vadītājs var saskarties ar lielāko izaicinājumu ikvienam komandai, nosakot projekta budžetu. Viņai būs jālemj par sākotnējo budžetu, ko viņa noteikusi projekta sākumā, un viņa, kā to izvirzīs projekts, turpinās uzraudzīt un koriģēt budžetu atbilstoši faktiskajām izmaksām, kas radušās projekta laikā.
Projekta budžeta pārskats
Projekta budžets kalpo kā vadlīnija, un tajā iekļautas visas uzņēmuma vai uzņēmuma komandas izmaksas konkrētam uzņēmumam. Aprēķinātās izmaksas ietver cilvēkresursu izmaksas pilna laika darbiniekiem, konsultantiem un pagaidu darbiniekiem; projekta specifisko materiālu izmaksas; biroja resursi, piemēram, papīrs un saspraudes; visas nepieciešamās licences vai citi trešo pušu apstiprinājumi; un patēriņa preces un mīkstās preces. Ar tik daudziem mainīgajiem lielumiem projekta budžets nav paredzēts, lai atgādinātu rēķinu, bet ir vadlīnija, kas palīdz saglabāt komandas uzdevumu un klientu informēt par pastāvīgajām izmaksām. Projekta vadītājs kopā ar budžeta komiteju vai vadošo izstrādātāju aprēķina šīs iespējamās izmaksas.
Projekta budžeta realitāte
Tā kā jebkura projekta laikā rodas gadījumi, budžets bieži vien ir mainīgs mērķis. Projekta vadītājam ir svarīgi nepārtraukti uzraudzīt un ziņot par jebkādām izmaiņām budžetā tādu mainīgo lielumu dēļ kā negaidītas sanāksmes un ceļojumi, problēmu risināšana un atkļūdošana vai virsstundas, lai izpildītu termiņus.
