Politikas un procedūru rokasgrāmata ir rakstisks dokuments, kas sīki izklāsta organizācijas noteikumus un konkrētos veidus, kā tas būtu jāīsteno. Tas aptver visu, sākot ar organizācijas vispārējo perspektīvu, līdz detaļām, kā apstrādāt ienākošo pastu. Dažas galvenās idejas politikas un procedūru rokasgrāmatā padarīs rokasgrāmatu darbiniekiem noderīgāku.
Apkopojiet atgriezenisko saiti no struktūrvienībām
Pirms oficiālas rokasgrāmatas sagatavošanas organizācijai, jums jāsaņem atgriezeniskā saite no visām struktūrvienībām par savu politiku un procedūru. Pat ja nav oficiālas politikas un procedūru rokasgrāmatas, departamentiem, iespējams, ir sava neformālā politika, piezīmes un izkaisīti ceļveži. Politikas un procedūru rokasgrāmatā, ja vien tas nav rakstīts jaunam uzņēmumam vai organizācijai, jāņem vērā, kā departaments jau darbojas. Pilnīgi jaunas politikas un procedūru ieviešana, iespējams, varētu palēnināt ražošanu mācīšanās līknes dēļ. Tā vietā domājiet par politikas un procedūru rokasgrāmatu kā vietu, kur apvienot visas neformālās politikas un procedūras vienā vietā, lai izvairītos no neskaidrībām.
Tomēr tas nav absolūts noteikums. Viena no politikas un procedūru rokasgrāmatas rakstīšanas priekšrocībām ir tā, ka tā dod iespēju pārskatīt organizācijas darba efektivitāti. Rakstot rokasgrāmatu, runājiet ar dažādu departamentu vadītājiem un darbiniekiem, lai noskaidrotu, vai kāda no politikām un procedūrām, ko tās pašlaik strādā, ir apgrūtinoša, sarežģīta vai nekonsekventa. Ja tā, jūs varētu vēlēties rīkot sanāksmi, lai apspriestu efektīvākus darba veidus pirms rokasgrāmatas pabeigšanas.
Atšķiriet politiku un procedūru
Politika ietver vispārīgus noteikumus, kas apraksta to, ko var vai nevar izdarīt, un tas svārstās no filozofijas līdz konkrētajam. Piemēram, politika var būt „videi draudzīga” vai „iesniegt visus uzņemšanas pieprasījumus Uzņemšanas departamentam”. Procedūras apraksta pakāpeniskus procesus politikas īstenošanai. Izstrādājot politikas un procedūru rokasgrāmatu, nošķiriet abus, padarot politikas pozīcijas un katras politikas apakšpozīciju vai sarakstu procedūras. Tas ļaus darbiniekiem ātri pārvietoties rokasgrāmatā, kas vēlas atrast konkrētu informāciju par to, kā jāīsteno politika.
Esiet skaidri un konkrēti
Rakstot politikas un procedūru rokasgrāmatu, iespējams, jums būs bieži jāpārskata jūsu darbs, lai izgrieztu žargonu, sarežģītus teikumus un neskaidras instrukcijas. Centieties saglabāt teikumus līdz 15 vārdiem vai mazāk. Izvairieties no palaišanas vai teikumiem, ko var interpretēt vairāk nekā vienā veidā. Tā vietā, lai sniegtu tādus norādījumus, kā “apstrādāt visus rēķinus un nosūtīt veidlapu pārvaldniekam”, aprakstiet rēķinu apstrādes procedūras un norādiet konkrētās veidlapas nosaukumu, kas jānosūta vadītājam.
Jūs varat vēlēties, lai viens vai vairāki darbinieki pārskatītu politikas un procedūru rokasgrāmatu, lai pārbaudītu, kādas detaļas viņiem ir grūti saprast.
Pārskatiet un regulāri atjauniniet
Politikas un procedūru rokasgrāmata ir dzīvs dokuments. Lai to saglabātu, pārskatiet un regulāri atjauniniet to, ja nepieciešams. Vienreiz gadā rīkojiet sanāksmi, lai redzētu, vai politikas un procedūru rokasgrāmatā nav jāveic nekādas izmaiņas. Tas ietver jaunus darba veikšanas veidus, sarežģītu vai neskaidru punktu pārformulēšanu un ideju veidošanas veidus, kā padarīt rokasgrāmatu noderīgāku, piemēram, pievienojot vairāk informācijas vai krāsu kodējumus dažādās nodaļās.
Izvairieties no laika ziņā jutīgas informācijas, piemēram, kontaktpersonu vārdu, personu tālruņu numuru un vietņu URL, ievietošanas politikā. Tā vietā, lai norādītu uz konkrētām personām vai rokasgrāmatas nosaukumiem, skatiet nodaļu nosaukumus. Tas palīdzēs nodrošināt, ka politikas un procedūru rokasgrāmata paliek atbilstoša ilgāk.
