Kā uzrakstīt sakaru projekta plānu

Ja jūsu uzņēmumam vai organizācijai ir svarīga informācija, lai sazinātos un jūsu parastie kanāli ir nepietiekami, plānojiet taktisko sakaru projektu, kas pielāgots saturam un apstākļiem. Paziņojumi, kas gūst labumu no pasūtījuma plāniem, parasti ir nozīmīgi vienreizēji notikumi, piemēram, izpildvaras maiņa, darba plānu pieņemšana un atlaišana, darbinieku pabalstu maiņa un uzņēmuma telpu pārvietošana. Tie bieži vien ir saistīti ar ārējām un iekšējām auditorijām. Taktisko sakaru projekta plāna izstrāde palīdz nodrošināt jums svarīgākos jautājumus: kam ir nepieciešams dzirdēt, kas, no kura, ar kādiem līdzekļiem, kad un kuram galam? Plānā ir identificēti arī uzdevumi, atbildība un laika grafiki --- projekta vadības darba izlīdzināšana.

Pirms plānojat precizēt un apstiprināt. Identificējiet projekta „īpašnieku” --- parasti personu, kas to piešķir --- kurš konsultēs un apstiprinās jūsu plānu. Ar šo projekta īpašnieku: - apstipriniet paziņojuma satura, vēlamo laika un konfidencialitātes prasību kopumu. Apstipriniet, vai pastāv neparasti sensitīvi vai apstākļi, piemēram, juridiskas vai dalības ziņošanas prasības. - Apstipriniet, kā projekts atbilst taktikai visaptverošajās sabiedrisko attiecību un komunikācijas stratēģijās. - Kopā ar avotiem, lai iegūtu detalizētāku informāciju un nepieciešamo informāciju, piemēram, jūsu uzņēmuma cilvēkresursu vadītāju vai izpildu meklēšanas komitejas priekšsēdētāju. --Iepazīstiet sava projekta apstiprināšanas un ziņošanas prasības. Vienoties par to, vai jūs projektu neformāli pārvaldīsiet vai izveidosiet projekta komandu. --Iepazīt apstiprināšanas prasības darba produktiem, kas izriet no plāna, piemēram, juridisko, cilvēkresursu un finansu saņēmēju vai īpašu vadītāju pārskatīšana. - Izveidot nepieciešamos resursus, piemēram, budžeta gaidas un ārējo aģentūru izmantošanu.

Kristalizēt mērķi un mērķus. Mērķis ir tas, ko vēlaties izdarīt, parasti sākot ar "To …" Mērķi parasti sākas ar darbības vārdiem --- tie ir tie, ko vēlaties darīt, kad, norādot kā procesus vai vēlamos rezultātus. Ņemot to vērā, mērķis, lai jūsu paziņojums tiktu izdarīts noteiktā datumā, ir mērķis. Mērķis var būt "apmierināt ieinteresēto personu vajadzības un vēlmes savlaicīgai un faktiskai informācijai par (tēmu) tādā veidā, kas apstiprina uzņēmuma tēlu un vērtības." Saistiet šo mērķi atpakaļ uz visaptverošu sabiedrisko attiecību un komunikācijas stratēģiju.

Apsekojiet ieinteresētās personas un auditoriju. Stratēģiskā plānošana visdrīzāk ir apzinājusi sakaru mērķus plašos insultos. Savam taktiskajam projektam koncentrējiet fokusu. Ieinteresētās personas ir grupas vai indivīdi, kurus ietekmēs konkrētā informācija, kuru plānojat sniegt, un tādējādi tās ir galvenās auditorijas. Pievienojiet sarakstam citas auditorijas, kurās vēlaties izveidot, mainīt vai apstiprināt uztveri. Izmantojiet tabulu vai izklājlapu ar šādām sleju virsrakstiem, lai apkopotu savu analīzi par: --Audience Segment. Sniedziet katram nosaukumu un, ja nepieciešams, zemsvītras piezīmi, kurā iekļauti šie komponenti. Grupējiet apakšgrupu, ja komunikācijas vajadzības grupā atšķirsies. Piemērs: visi darbinieki, skartās nodaļas darbinieki, uzraudzītāji. Jautājiet: "Kam vajadzēs vai vēlaties uzzināt par to --- un kāpēc?" Piemēram, apsveriet galvenos klientus, akciju īpašniekus, sabiedrību, kolēģus savā nozarē, politiskās struktūras un nozīmīgus piegādātājus. Izvēlieties, vai ziņu mediji būs mērķa segmenti, vai arī tiks izmantoti kā kanāli, lai sasniegtu tādus segmentus kā vispārējā sabiedrība un biznesa kopiena. --No / Ziņa. Lai gan izpratne un izpratne ir vērsta uz visām auditorijām, dažām var būt īpašas vajadzības. Darbinieki var vēlēties uzzināt, kā tos ietekmēs, piemēram, birojs, vai asociācijas biedri, kā rezultātā izstāsies izpildvaras vadītājs. Valdes locekļi, vadītāji, uzraugi un kontu vadītāji ir starp tiem, kuriem nav vajadzīgas tikai ziņas, bet jūsu komunikācijas plāns, it īpaši, ja viņi vēlas piedalīties. Identificējiet galvenos ziņojumus katram segmentam. - Key Communicator. No kā katrs segments sagaidīs vai vēlas dzirdēt jūsu ziņas? Identificējiet pārstāvi, kas ir komunikācijas „seja” katrai grupai --- kas tiks citēts, piemēram, ziņu izlaidumā, vai vada konferenci ar darbiniekiem. Lai gan biznesa aprindas var gaidīt, ka viņu dzirdēs izpilddirektors, darbinieki, iespējams, vēlas, lai viņu vadītāji un galvenie klienti to informētu viņu kontu pārvaldnieki.

Plānojiet kaskādes secību un kanālus. Ja esat kādreiz bijis pārsteigts, mācoties vispirms no lielām izmaiņām laikrakstā, jūsu kompānija plāno, jūs saprotat "bez pārsteigumu" principu un kaskādes informācijas nozīmi, lai nodrošinātu, ka nepastāv pārsteigumi. Pagaidu darba tabulā vai izklājlapā norādiet savus mērķa segmentus tādā secībā, kādā tie tiks informēti, strādājot atpakaļ no datuma un laika, kad jūsu informācija ir visplašāk zināma (bieži vien vispārējās ziņu izlaišanas laiks). Lai gan daži sadalījumi var būt vienlaicīgi, apsveriet, vai dažiem segmentiem ir nepieciešams iepriekšējs paziņojums par nākošajiem sakariem. Piemēram, uzraugiem var būt nepieciešams laiks, lai sagatavotos darbinieku jautājumiem, un valdes locekļi var uzņemt paziņojumu par gaidāmajiem laikraksta rakstiem. Kolonnā blakus katram segmentam identificējiet kanālu (-us), ar kuru (-iem) sazināsies. Kanāli ir informācijas izplatīšanas metodes, kas parasti ietver notikumus un rakstisku saturu. Piemēri: - Izpildu komandai, valdes locekļiem, galvenajiem departamenta vadītājiem un uzraugiem - iepriekš jāpaziņo pa e-pastu. - darbiniekiem --- iepriekš pa e-pastu, departamenta sanāksmēm, videokonferencēm, tīmekļa vietnes saturam. --Par galvenajiem komponentiem --- iepriekšējs paziņojums pa faksu un e-pastu, tiešraide. --Vispārējai sabiedrībai --- vispārējo ziņu izplatīšana, ziņu konference, tīmekļa vietnes saturs.

Nosakiet nepieciešamos nodrošinājumus. Nodrošinājumi ir materiāli, kas tiek izmantoti, lai īstenotu jūsu komunikācijas projektu plānu - dokumentus un audiovizuālos materiālus, piemēram, fotoattēlus un ierakstus. Klasificējiet tos kā: - pamatu nodrošinājumus, kas paredzēti izmantošanai ar vairākiem segmentiem. Piemēri: ziņu izlaidums, faktu lapa, Q & A, fotogrāfijas, tīmekļa vietnes saturs. - Sadales nodrošinājumi, paziņojumi, kas tiek nosūtīti uz konkrētām auditorijām, kas risina viņu vajadzības un vēlmes, un viņu balsstiesībām. Bieži tie ir piezīmes no segmenta Key Communicator, pievienojot iepriekš minēto pamatu nodrošinājumu kopijas, jo īpaši ziņu izlaidumus. "Es gribēju, lai jūs informētu, ka mūsu kompānija vēlāk šajā pēcpusdienā paziņo, ka …" Šie nodrošinājumi var ietvert arī runas punktus, satura izklāstu vai AV galvenajiem komunikatoriem, piemēram, izpildvaras locekļus un uzraudzītājus. - informatīvie nodrošinājumi, piezīmes no jums citiem, kas, domājams, piedalīsies projektā, informējot tos par komunikācijas plānu un to paredzamajām lomām tajā. Pievienojiet atbilstošas pamatu un segmentu nodrošinājumu kopijas. Tabulā vai izklājlapā katram nodrošinājumam jānorāda: Nosaukums, Key Communicator, Piešķirts, Projekta termiņš, Nepieciešamais apstiprinājums (-i), Galīgais maksājuma datums.

Apstipriniet nepieciešamo atbalstu. Nosakiet, kādi atbalsta projekti būs nepieciešami, un apstipriniet tā pieejamību. Ja nav pastāvīga atbalsta, izmantojiet tabulu vai izklājlapu, lai detalizēti aprakstītu, kā jūs saņemsiet atbalstu, piemēram, šādu informāciju, norādot atbalsta vienumu, avotu un izmaksas: - nodrošinājumu noformēšana - izplatīšanas sarakstu apkopošana ar kontaktinformāciju jūsu mērķa segmentiem; - Spēja un atbildība par masu pārraidi, piemēram, grupas e-pasta ziņojumi - Grupu sanāksmju, ziņu konferenču un citu saistītu pasākumu organizēšana.

Detalizēta projekta izvēršana. Izmantojiet tabulu vai izklājlapu, lai secīgi uzskaitītu un noteiktu laiku katrai aktivitātei, ko plānojat savai komunikācijai. Nosakiet, kas darīs to, kas un kad, un arī katrs nodrošinājums tiks izmantots. Apsveriet šīs slejas virsrakstus: skaits, datums un laiks, darbība, izmantojamie nodrošinājumi, atbildīgā persona (-as) un statuss vai piezīmes. Plānojiet iekļaut projekta detalizācijas informāciju konsultatīvajos nodrošinājumos, ko jūs sniedzat citiem, kas tajā piedalās, piemēram, izpildvaras locekļi, uzraugi un atbalsta personāls.

Plānot projekta uzraudzību. Izmantojiet tabulu vai izklājlapu, lai detalizēti aprakstītu šādus pasākumus: - pasta-paziņojuma jautājumi no ieinteresētajām personām, piemēram, darbiniekiem un ziņu medijiem; - projekta novērtējums, iespējams, ietverot projekta īstenošanas panākumus un subjektīvus auditorijas atbildes novērtējumus;

Izveidojiet budžetu. Nosakiet paredzamās izmaksas, kas atbilst jūsu organizācijas finanšu politikai. Jums var būt nepieciešams tikai identificēt tos, kas jau nav iekļauti pašreizējā budžetā vispārējam saziņas atbalstam.

Iegūstiet apstiprinātu projekta plānu. Pirms sākat izpildi, iesniedziet savu darbu projekta īpašniekam apstiprināšanai un lūdziet uzlabojumu ieteikumus. Ievadiet savu priekšlikuma dokumentu ar īsu kopsavilkumu. Izpildiet šo izklāstu un iekļaujiet savas tabulas / izklājlapas detalizētā stāstījuma vietā: - Izpildes kopsavilkums - Projekta mērķis un uzdevumi - Dalībnieki un mērķauditorijas (tabula vai izklājlapa) - Komunikāciju izvēršanas informācija (tabula vai izklājlapa) (tabula vai izklājlapa) - sekošanas plāni - atbalstīts atbalsts - budžets

Padomi

Ja konfidencialitāte ļauj, konsultējieties ar ieinteresētajām personām un auditoriju dalībniekiem vai tiem, kas ar viņiem strādā, lai labāk izprastu viņu informācijas vajadzības un intereses. Bez saviem parastajiem sakaru kanāliem plānojiet īpašus notikumus, kas nav parastās ziņas, lai apzīmētu tā "īpašo raksturu".