Sīki izstrādāta projekta vadības plāna vai procesa rakstīšana ietver to darbību un uzdevumu dokumentēšanu, kas nepieciešami, lai izveidotu produktu vai pakalpojumu. Jūsu rīcības plānam būtu jāapraksta viss projekts ar visiem posmiem, sākot ar uzsākšanu un turpināšanu, izmantojot uzraudzību, izpildi, kontroli un slēgšanu, iesaka Projektu vadības institūts. Iekļaujiet pārskatu un informāciju par darbības jomu, grafiku, izmaksām un kvalitāti. Jums vajadzētu arī uzskaitīt projekta komandas locekļus, komunikācijas stratēģiju, riskus, pirkšanas procesus un pārmaiņu pārvaldības metodes.
Veidnes izmantošana
Lai gan jūs varat izveidot savu formātu, bieži vien ir vieglāk sākt ar esošo dizainu. Lejupielādējiet veidni no tīmekļa vietnes, piemēram, Microsoft Office, PM Docs vai PM Links. Veidnes izmantošana nodrošina, ka jūs aptverat visas nepieciešamās tēmas un uzturat konsekvenci ar katru projektu. Turklāt veidne atgādina jums identificēt cilvēkus, kuri apstiprinās jūsu plānu, piešķirs finansējumu un nodrošinās resursus.
Pārskatu sniedz, lai aprakstītu situāciju. Piemēram, uzskaitiet uzņēmējdarbības nosacījumus, kas izraisīja nepieciešamību pēc projekta. Tas var ietvert klientu atsauksmes, konkurentu plānus vai ieguldītāju prasības. Izveidojiet sadaļas darbības jomai, grafikam un budžetam. Šīs sadaļas sniedz informāciju par izstrādājumu vai pakalpojumu, kuru plānojat izveidot, projektu starpposma mērķus, cik daudz cilvēku jums ir nepieciešams, lai strādātu pie projekta, un budžeta ierobežojumus. Izveidojiet sadaļu, kas apraksta jūsu kvalitātes vadības procesu un ietver kvalitātes nodrošināšanas stratēģiju un kvalitātes kontroles iniciatīvas. Dokumentējot procesu, ko plānojat sekot, jūs informējiet visus komandas locekļus par to, kas viņiem jādara, lai sasniegtu projekta mērķus un uzdevumus.
Sīkāka informācija
Uzskaitiet projekta komandas dalībniekus, to lomas un pienākumus, kā arī laika saistības saistītās nodaļās. Papildus aprakstiet saziņas stratēģiju, kas tiks ievērota, piemēram, iknedēļas statusa ziņojumu aizpildīšana un ikmēneša sanāksmju vadīšana. Piemēram, jūs varat iekļaut tabulu, kurā norādīts, ko vēlaties katram komandas loceklim strādāt. Iekļaujiet uzdevumu pirmajā slejā un dokumentējiet statusu otrajā ailē, piemēram, neuzsākot, turpinot, pabeidzot vai aizkavējot. Trešajā slejā pievienojiet papildu komentārus.
Process
Visbeidzot, aprakstiet plānus, kā rīkoties ar iespējamiem riskiem, piemēram, piegādātāju aizkavēšanos vai papildu ieinteresēto personu prasībām. Definējiet pirkšanas procesus un uzskaitiet metodes, kā pārvaldīt pārmaiņas, tostarp to, kas saņem apstiprinājumu plānā.
Apstiprinājums
Kad jūsu plāns ir pabeigts, pārskatiet informāciju ar projekta komandu. Pirms to izplatīšanas savām ieinteresētajām personām apstiprināšanai iekļaujiet viņu atsauksmes. Pēc tam, kad plāns ir apstiprināts, sāciet darbu pie soļiem. Saglabājiet komandas locekļus par progresu, ievērojot jūsu komunikācijas stratēģijā noteikto procedūru. Tā kā darbs turpinās, novērtējiet savus centienus, lai jūs varētu iekļaut metodes, ko iemācīsieties savā nākamajā projektā.
