Termini „projekta izmaksas” un “projekta budžets” bieži tiek mīkstināti projekta plānošanas posmos. Lai gan daži uzskata, ka abi termini ir savstarpēji aizvietojami, citi zina, ka starp šiem diviem ir atšķirība. Ir svarīgi, lai projekta vadītājs saprastu šo terminu nozīmi un zina, kā tos pareizi izmantot, lai izvairītos no neskaidrībām, vadot projektu un sazinoties ar uzņēmuma vadītājiem par tā virzību.
Projekta budžets
Termins „projekta budžets” attiecas uz budžetu, kas parāda, kā tiks iztērēti projektam piešķirtie līdzekļi. Tā sadala finanšu informāciju par izdevumiem un pirkumiem, kas nepieciešami, lai projekts būtu veiksmīgs. Piemēram, budžetā tiks parādītas darbinieku algas, iekārtu iegāde, piegādes, rīki un īre pagaidu biroju atrašanās vietām. Citiem vārdiem sakot, projekta vadītājs varēs atskaitīties par katru pensu, kas tērēta projektam.
Projekta izmaksas
Termins “projekta izmaksas” attiecas uz kopējo summu, ko attiecīgais projekts maksās uzņēmumam. Vadītāji izmanto šo skaitli, lai veiktu izmaiņas uzņēmuma citos budžetos, piemēram, darbības budžetos, pamatbudžeta un izdevumu budžetos, lai padarītu vietu attiecīgajam projektam. Projekta kopējās izmaksas tiek aprēķinātas, summējot kopējās izmaksas projekta budžetā, tāpēc uzņēmumu īpašnieki zina, cik daudz jāatsakās.
Projekta izstrāde un izmaiņas
Kopējais projekta izmaksu plāns tiek ietekmēts, ja projekta budžets tiek pielāgots projekta izstrādes un izpildes laikā. Piemēram, projektu var ietekmēt neparedzēti apstākļi, piemēram, slikti laika apstākļi vai darbaspēka trūkums šajā jomā. Budžets var mainīties, ja mašīnas pārtraukumi ir jāmaina. Ja budžets mainās pēc tam, kad tas ir apstiprināts, tiek pielāgots arī kopējais projekta izmaksu plāns.
Izmaksu un budžeta izmantošana
Uzņēmuma vadītāji nākotnē plānos saglabās sākotnēji plānotās projekta izmaksas un projekta galīgās izmaksas. Izmaksu atšķirības parādīs, kur plānošanā bija trūkumi, kas ir izdevīgi turpmākiem projektiem. Tas ir noderīgs arī riska pārvaldības un profilakses pasākumu ziņā, tāpēc budžets var būt precīzāks turpmākajiem projektiem vai uzdevumiem.
