Biznesa memorands vai piezīme ir viens no vienkāršākajiem veidiem, kā informēt kolēģus un darbiniekus par gaidāmo sanāksmi. Efektīvs paziņojums par sapulci nodrošinās sapulces pamatinformāciju skaidrā, kodolīgā un profesionālā veidā.
Atbilstoša informācija
- Sekojiet vispārējam četru punktu formātam pozīcijai, kurā jāiekļauj Uz, No, Datums un Temats Jūsu personāla tikšanās apkārtrakstā _._ Laukā “To” jāiekļauj visi, kas ir uzaicināti uz sanāksmi. “No” tiks parādīts jūsu vārds un amats. Datums, kad paziņojums tiek nosūtīts dienā, kad tas tiek izplatīts. Rakstiet, par ko "Atgādinājums" ir iekļauta tēma, piemēram, "Vadītāju tikšanās 2019. gada 15. augustā".
- Norādiet sanāksmes mērķi sākuma punktā kopā ar visu būtisko būtisko informāciju, tostarp laiku un atrašanās vietu. Piemēram, „Sanāksmes mērķis ir apspriest pārskatīto darbinieku motivācijas plānu. Sanāksme sāksies plkst. 15.00. galvenajā konferenču telpā un ilgst vienu stundu. Visiem vadītājiem un uzraugiem ir jāapmeklē. "
- Sniedziet kopsavilkumu par to, kas tiks segts sanāksmes laikā piezīmes tekstā. Ja iespējams, glabājiet informāciju; atstāt detaļas, kas tiks apspriestas konkrētajā sanāksmē. Piemēram, “Jūsu atsauksmes rezultātā uzņēmums 2019. gada 1. septembrī izvērsīs pārskatīto darbinieku stimulu plānu. Jaunais plāns atalgos pārdošanas komandas, nevis tikai indivīdus, ja tie sasniegs savus mēneša un ceturkšņa mērķus. Mēs apzināmies, ka mūsu tirdzniecības darbinieki strādā komandās, un ceram veicināt šo tendenci ar finansiāliem stimuliem. ”
Padomi
-
Visai paziņojumā norādītajai informācijai jābūt atbilstošai sanāksmei. Izvairieties no informācijas, kas attiecas uz visiem ar uzņēmumu saistītiem jautājumiem, kas netiks apspriesti sanāksmē.
Pirms sanāksmes
- Informējiet paziņojuma saņēmējus, ja tie ir jāsagatavo jebkādā veidā vai lasīt materiālus pirms apmeklējuma. Kā piemēru var minēt: „Katru dienu līdz dienas beigām tiks nosūtīts pa e-pastu nosūtītais stimulēšanas plāna formāts un politika. Lūdzu, pārskatiet dokumentus pirms laika, lai jūs būtu gatavs apspriest saturu un lūgt paskaidrojumu, kur tas ir nepieciešams. ”
- Pastāstiet ielūgtajiem, kad tiks izplatīta sapulces darba kārtība. Piemēram: "Es izplatīšu darba kārtību pa e-pastu vismaz 24 stundas pirms sanāksmes. Lūdzu, pārskatiet darba kārtību pēc saņemšanas."
- Lūdziet uzaicināt uzaicināt jūs nekavējoties informēt, ja viņi nevar piedalīties sanāksmē, lai jūs varētu ieplānot laiku, lai pārskatītu informāciju ar viņiem. Pat ja jūs sūtāt obligātu sapulces piezīmi, daži darbinieki vai uzaicinātie darbinieki var būt atvaļinājumā vai ārpus pilsētas darba braucienā.
Padomi
-
Ļaujiet uzaicinātajiem uzzināt, vai esat gatavs atbildēt uz jautājumiem par sanāksmes tematu pirms termiņa vai ja visi paskaidrojumi ir jārisina sanāksmē. Sniedziet kontaktpersonas tālruņa numuru vai e-pasta adresi, ja iepriekš uzdosiet jautājumus.
