Personāla sanāksmju protokoli sniedz rakstisku pārskatu par pieņemtajiem lēmumiem, apspriestajiem jautājumiem, balsojumiem, piešķirtajiem uzdevumiem un citiem jautājumiem, kas skar personālu. Ir svarīgi apkopot sanāksmes detaļas, kā arī diskusiju būtību. Jums nav jāreģistrē katrs sapulces laikā runātais vārds, bet jums vajadzētu būt iespējai sniegt dalībniekiem precīzu sapulces ierakstu.
Preces, kas jums būs nepieciešamas
-
Piezīmju pieņemšanas rīki
-
Ierakstītājs
Sagatavojieties sanāksmei, apmeklējot istabu, lai novērtētu, kur jums vajadzētu sēdēt, lai iegūtu vislabāko vietu un atrastu elektrības kontaktligzdas, ja jums tās ir vajadzīgas. Skatiet iepriekšējās minūtes, lai iegūtu sev ātrāku informāciju par to, kā minūtes tika ierakstītas minūtēs.
Saņemiet darba kārtības kopiju, lai palīdzētu jums organizēt minūti pēc temata. Iegūstiet uzaicināto dalībnieku sarakstu un pārbaudiet dalībniekus, lūdzot tos pierakstīties, tiklīdz viņi piedalās sanāksmē.
Ņemiet vērā sanāksmes datumu un laiku. Uzrakstiet katru kustību, kā tas tika prezentēts, vārdiski. Pierakstiet nobalsotās balsis un cik balsoja par, pret un atturējās. Iekļaujiet kustības veidotāja vārdu un, kas sekundē šo kustību.
Izmantojiet aizzīmju punktus, lai izceltu svarīgas diskusiju tēmas, piemēram, budžetus, vēlēšanas vai uzņēmuma pasākumu plānošanu. Ievērojiet diskusijas laikā radušos plusus un mīnusus, kuri izteica katru paziņojumu. Ietveriet katru diskusiju tēmu ar rezultātu, kas būs ierosinājums un balsojums, uzdevums pētīt tēmu vai izraudzīto darbību.
Uzrakstiet minūtes skaidrā, viegli lasāmā formātā, lai tās būtu vieglāk ievērot. Atrodiet jau izveidotas lietojumprogrammas un rīkus, lai padarītu efektīvāku minūšu uzņemšanu. Tās var atrast tīmekļa vietnēs, piemēram, onenote.com, ja lietojat Windows. Izlasiet evernote.com, lai rakstītu rīkus, sutarto.com par piezīmju uzņemšanu un minūšu koplietošanas rīkiem, kā arī Google dokumentus, lai sapulces protokolu veidnes un vienkāršus veidus, kā koplietot minūtes.
Uzrakstiet protokolus pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes, kamēr diskusijas joprojām ir svaigas jūsu prātā, vēlams 24 stundu laikā. Rakstiet trešo personu visā.
Pirms nosūtīšanas pārējiem dalībniekiem nosūtiet projektu vadītājam vai vadītājam, kurš vadīja sanāksmi pārskatīšanai. Veikt labojumus un nosūtiet kopiju visiem, kas piedalās sanāksmē. Pievienojiet atbilstošus dokumentus, piemēram, budžeta kopiju, darbības vienumu sarakstu vai kontaktu numuru sarakstu.
Padomi
-
Izveidojiet veidni, lai vienkāršotu minūšu uzņemšanas procesu. Izmantojiet to atkal un atkal, ņemot personāla minūtes.
Izmantojiet ierakstīšanas ierīci, ja uztraucaties par precizitāti. Pastāstiet dalībniekiem, ka tie tiek ierakstīti pirms ierakstītāja ieslēgšanas.
Brīdinājums
Nesaprotiet, ja zaudējat pārrunas par diskusiju vai nesaprotat kādu punktu. Kad jūs sajaukt, apturiet tiesvedību un lūdziet paskaidrojumu, lai nodrošinātu precīzu ziņošanu.
