Sanāksmju protokoli ir visu svarīgo apspriestās informācijas un visu biznesa tikšanās laikā pieņemto lēmumu protokols. Parasti izraudzītais minūšu ņēmējs sastāda sanāksmi uz papīra vai klēpjdatora. Sanāksmju protokoli nodrošina, ka netiek aizmirstas nekādas nozīmīgas tikšanās, un novērst jebkādas turpmākas domstarpības par dalībnieku teikto. Sanāksmju protokoli ir noderīgi arī cilvēkiem, kuri nevarēja apmeklēt sanāksmi. Pārliecinieties, ka viss ir pareizi ierakstīts, izpildot dažas sanāksmes protokola vadlīnijas.
Pirms sanāksmes vākt informāciju no uzņēmēja, piemēram, visu pavadoņu vārdus, sapulces mērķi un sanāksmes darba kārtību. Tas palīdz jums sekot līdzi diskusijai. Ja jūs neesat galvenais sanāksmes dalībnieks, varat labāk koncentrēties uz minūti. Apstipriniet savu lomu uzņēmējā, ja neesat pārliecināts.
Uzmanīgi klausieties tiklīdz tikšanās sākas. Izvairieties no traucējošiem traucējumiem, piemēram, mobilajiem tālruņiem, vai, ja esat ienācis klēpjdatoru, pārbaudīt savu e-pastu vai sērfot internetā. Palieciet koncentrējies uz diskusiju.
Ierakstiet tikai galvenos punktus. Katras detaļas pierakstīšana ir neiespējama un nevajadzīga. Izlemiet, kas ir svarīgs, ņemot vērā sanāksmes mērķi. Pierakstiet visus izteiktos viedokļus vai ieteikumus, jautājumus, par kuriem nepiekrita, un pieņemtos lēmumus.
Ja iespējams, pārfrāzējiet. Rakstisku paziņojumu rakstīšana nav nepieciešama, un tas aizņem pārāk daudz laika. Pārfrāzēšana pierāda, ka jūs sapratāt, ko dalībnieki apspriež.
Numuru skaits jūsu lapās, ja rakstāt ar pildspalvu un papīru, lai izvairītos no dokumentu sajaukšanas.
Ja nepieciešams, uzdodiet jautājumus. Nebaidieties apturēt vai paturēt sanāksmi, ja jums ir nepieciešams pārbaudīt, ko kāds teica.
Uzdodiet jautājumus tūlīt pēc sanāksmes, kamēr informācija joprojām ir svaiga jūsu prātā, ja jums ir jāprecizē jautājums, kas ir pārāk sarežģīts, lai sapulces laikā parādītos.
Rakstiet pēc iespējas objektīvāk. Kā minūšu ņēmējs jūsu uzdevums nav sniegt savu viedokli vai cenzūru, bet gan objektīvi apkopot to, kas tika teikts.
Pārbaudiet savas piezīmes par pareizrakstību, pieturzīmēm un skaidrību, pārskatot tās vēlāk. Pirms protokolu izplatīšanas nepieciešamajiem cilvēkiem ierakstiet labu kopiju.
