Baznīcas sapulces protokolos ir oficiāli un juridiski reģistrēti valdes vai komitejas pasākumi. Tās ir nozīmīgas iekšienē vēsturiskās precizitātes labad, un tās izmanto arī ārējās puses; piemēram, kredītiestādes, lai pārliecinātos, ka baznīca ir apstiprinājusi būvprojektu pirms aizdevuma izsniegšanas. Revidenti IRS arī raugās uz protokolu kā pierādījumu tam, ka ir atļauts veikt dažus finanšu darījumus. Lielākajā daļā organizāciju sekretārs vai ierakstu sekretārs ņem protokolus.
Saturs
Lai gan konkrētais saturs dažādās komitejās atšķiras, protokolos visām baznīcu organizācijām ir:
- Sanāksmes dati, piemēram, laiks, datums, vieta, kas apmeklēja un kas vadīja.
- Neatkarīgi no tā, vai sapulce tiek regulāri plānota vai īpaša sanāksme, un, ja tas ir īpašs, kurš sasauca sanāksmi un kādam nolūkam - pievienojot sapulces paziņojuma kopiju.
- Pasūtīja, kas notika sanāksmē.
- Atlikšana un laiks.
- Sekretāra parakstu un pēc protokola apstiprināšanas priekšsēdētājs.
Viens no sarežģītākajiem minūšu uzņemšanas aspektiem ir noteikt, cik daudz sīki jāreģistrē. Mennonīta brāļu vēsturiskā komisija ierosina reģistrēt diskusiju galvenos punktus, kas noved pie lēmumiem, kā arī izskatītās alternatīvas un kopsavilkumu par to, kāpēc komiteja izvēlējās vienu alternatīvu pārējiem. Evangeliskā finanšu pārskatu padome norāda, ka valde izstrādā politiku attiecībā uz informāciju, kas ir konsekventa neatkarīgi no individuālā sekretāra. Tajā ir ierosināts iekļaut pietiekami detalizētu informāciju, lai parādītu, ka valde bija piesardzīga, bet ne tik daudz, ka protokoli lasīja kā romānu.
Protokola pieņemšana
Pirms sanāksmes sākšanas saņemiet darba kārtības kopiju. Tikšanās gaitā, veikt detalizētas piezīmes par sanāksmes datiem, valdes ziņojumiem, diskusijām un darbībām tā kā valde izskata katru darba kārtības punktu. Ierakstiet priekšlikumus, rezolūcijas un lēmumus stingri, bet apkopojiet diskusijas. Noteikti iekļaujiet katras personas vārdu, kurš ierosina vai ierosina darbību, kā arī norādīto interešu konfliktu. Tiklīdz sanāksme ir pabeigta, pārrakstiet un saīsiniet savas piezīmes, lai iekļautu atbilstošo informāciju un ievietotu tās pareizā formātā, sākot ar sapulces datiem, pēc tam rīkojoties darba kārtības secībā.
Protokola saglabāšana
Kad esat pabeidzis protokola projektu, izplatiet dokumentu dalībniekiem. Minētās sanāksmes protokoli tiks apstiprināti ar vai bez labojumiem nākamajā sanāksmē. Kad minūtes ir apstiprinātas, sagatavojiet galīgo kopiju, pēc tam parakstiet dokumentu un lūdziet priekšsēdētājam arī to parakstīt. Uzglabāt minūtes hronoloģiski kopā ar sapulces darba kārtību. Burtā grāmatā jāiekļauj arī satura tabula un baznīcas nolikuma un konstitūcijas kopijas. Kādā brīdī, iespējams, katru gadu, minūtes var būt profesionāli saistītas.
