Roberta kārtības noteikumi ir plaši atzīta vadlīnija par to, kā grupām vajadzētu rīkot sanāksmes un pieņemt lēmumus kopā. Kā oficiāls ieraksts par to, kas notiek katrā sanāksmē, protokoli ir būtisks resurss jebkurā grupas lēmumu pieņemšanas procesā. Sanāksmes protokols ne vienmēr ir aizraujošs, bet tiem jābūt skaidriem un viegli saprotamiem. Ir precīza metode, lai saglabātu minūtes saskaņā ar Roberta noteikumiem; sekojot šai formulai, nākotnes lasītājiem ir vieglāk sekot līdzi un saprast procesu un to rezultātu.
Roberta pasūtījuma protokola noteikumu sākums
Katrā sanāksmju protokolu komplektā, saskaņā ar Roberta rīkojumu, jāietver tādas pašas detaļas, kas lasītājam sniegs vispārēju izpratni par sapulces mērķi. Vienmēr sāciet ar pirmo punktu, kas ietver:
- Parastais, īpašais, ikgadējais, regulārs vai citādi sapulces veids.
- Sanāksmes datums, laiks un vieta. Ja visas sanāksmes notiek tajā pašā vietā, izlaidiet šo informāciju
- Tās organizācijas nosaukums, kura tikās
- Apstiprinājums, ka sanāksmē piedalās organizācijas priekšsēdētājs un sekretārs. Ja tie nav, norādiet to personu vārdus, kas aizvieto katru no viņiem
- Norādiet, vai iepriekšējās sanāksmes protokoli tika izlasīti un apstiprināti. Ja iepriekšējā sanāksme nebija regulāra sanāksme, pievienojiet šīs sanāksmes datumu.
Protokola galvenā institūcija
Lielākā daļa atlikušo ierakstu tiks aizpildīti ar informāciju par sanāksmi. Sekretārs, kas pieņem protokolu, var ierakstīt sanāksmi un sagatavot ierakstu vēlāk, lai nodrošinātu taisnīgu un pilnīgu visu sapulces detaļu uzskaiti. Vienmēr turiet sekundāro ierakstīšanas metodi, piemēram, klēpjdatoru vai piezīmjdatoru, kā arī pildspalvas un papīru, ja primārā metode neizdodas.
Iekļaujiet visus oficiālos diskusiju punktus sanāksmē. Veikt detalizētas piezīmes par:
- Jebkuri sanāksmē izteiktie priekšlikumi, kā arī tās personas vārds, kurš izteicis priekšlikumu.
- Priekšlikumi, kas izvirza jautājumu sanāksmes iestādei.
- Visu priekšlikumu galīgais formulējums un izvietojums.
- Informācija par katru balsošanu, tostarp balsojums pēc saraksta, balsu skaitīšana vai balsošana.
- Neatkarīgi no tā, vai asambleja nonāca kvazikomitejā vai komitejā, un šī akta rezultātiem.
- Visi darba kārtības punkti un apelācijas sūdzības kopā ar to izvietojumu, kā arī visi iemesli, ko priekšsēdētājs sniedza katram nolēmumam.
- Ierakstu par jebkādiem neregulāriem komentāriem, ko loceklis varēja izdarīt, vadot to, ka krēsls viņu sauc par nekārtīgu.
- Visas pārējās oficiālās sarunas telpā.
Sanāksmes protokola pabeigšana
Jūsu protokola pēdējā daļā jāiekļauj visi priekšsēdētāja noslēgtie komentāri, kā arī laiks, kad sanāksme ir oficiāli pārtraukta. Ja sanāksmē bija kāds vieslektors, ierakstiet viņu vārdus un viņu prezentāciju tēmu šajā pēdējā punktā. Parakstiet sapulces protokolu un arī parakstiet to uz savu priekšsēdētāju. Ieraksta sekretāra paraksts ir juridisks pierādījums par šī dokumenta autentiskumu, tāpēc ir svarīgi, lai to parakstītu pirms tā iesniegšanas vai nodošanas citiem.
