Bieži vien, ja organizācija meklē ārēju palīdzību kādam projektam, tā izsniedz RFP vai piedāvā pieprasījumu. Pēc tam darbuzņēmēji atbild uz RFP, izklāstot, kā viņi var palīdzēt projektā, un kāpēc viņu uzņēmums vai komanda ir labākais risinājums darbam. Lai saņemtu vispilnīgākās atbildes un izdarītu pareizo izvēli, RFP jāiekļauj pamatinformācija.
RFP vienmēr jāsāk ar ievadu un pārskatu par organizāciju, kas izsniedz pieprasījumu, un problēmu vai projektu, kur nepieciešama palīdzība. Ievads parasti ir tikai viens vai divi punkti, un tajā jāiekļauj arī projekta un paredzētā budžeta termiņš. Šīs informācijas iekļaušana palīdz uzņēmumiem pieņemt lēmumu par to, vai atbildēt uz RFP.
Projekta informācija
RFP otrajā daļā jāsniedz informācija par konkrēto projektu vai programmu. Sniedziet informāciju par projekta mērķi un struktūru, kā arī informāciju par komandu, kas strādā pie tā, atrašanās vietu, grafiku un statusu. Šī informācija palīdz respondentiem izprast projekta kontekstu; pēc tam viņi var pielāgot savu atbildi uz pieprasījuma iesniedzējas organizācijas vajadzībām.
Pakalpojumu apjoms
RFP ir jāprecizē, kurus pakalpojumus jūs meklējat no ārēja uzņēmuma. Šis pakalpojumu klāsts, iespējams, ir vissvarīgākā RFP sadaļa, jo atbildētāji uzņēmumi ļoti rūpīgi izstrādās priekšlikumus, kas atbilst visām jūsu vajadzībām. Lai gan jums jāiekļauj konkrēti uzdevumi, kas ir būtiski projekta pabeigšanai, vajadzīgo pakalpojumu sarakstam jābūt diezgan vispārīgam, jo katram atbildētājam būs sava pieeja projektam. Ļaujot ārējiem uzņēmumiem sīkāk izklāstīt savas idejas un procesus, jūs varat pieņemt apzinātu lēmumu par labāko darba vietu.
Budžets
Lai gan daži uzņēmumi, kas izsniedz RFP, vilcinās iekļaut budžeta informāciju, ja jums ir stingrs budžets, tad iekļaujiet to RFP. RFP jāiekļauj sadaļa, kurā tiek prasīts, lai uzņēmumi detalizēti aprakstītu, kā viņi plāno izmantot budžetu, kā arī to norēķinu un maksājumu prasību un procedūru sadalījumu. Iekļaujiet arī informāciju par līguma veidu un līguma ilgumu.
Kvalifikācijas
Kad jūs izvēlaties ārējo uzņēmumu, lai strādātu ar savu uzņēmumu, vēlaties vislabāko, kvalificētāko uzņēmumu, kuram jūs varat atļauties. RFP jāiekļauj sadaļa, kurā atbildētāji var detalizēt savu kvalifikāciju darbam. Ja jūs meklējat konkrētu pieredzi, tad lūdziet respondentiem detalizēti aprakstīt savas prasmes un pieredzi šajā jomā. Turklāt pieprasiet atsauces gan uz uzņēmumu kopumā, gan uz atsevišķiem komandas locekļiem.
Novērtēšana un iesniegšana
RFP jāiekļauj novērtēšanas kritēriju un priekšlikumu iesniegšanas virzienu sadalījums. Esiet skaidrs un konkrēts, norādot datumu un laiku, kā arī konkrētu adresi, kurā jūs saņemsiet priekšlikumus. Ja ir apstākļi, kas novestu pie tūlītējas diskvalifikācijas, iekļauj arī tos.
