Iepirkuma politikas rakstīšana var šķist laika izšķiešana, jo īpaši mazā uzņēmumā. Bet, ņemot vērā formālu politiku, ko visi darbinieki saprot, tiks nodrošināts, ka jūs saprātīgi tērējat savu operatīvo naudu. Augot, rakstiskās politikas kļūs kritiskas jūsu panākumiem. Uzrakstiet iepirkuma politiku ar tiem, kas to izmantos. Ja viņi nespēj saprast politiku vai ja process ir pārāk sarežģīts vai smags, darbinieki kļūs neapmierināti un, visticamāk, vai nu kļūdās vai apzināti ignorēs politiku, lai iegūtu darbu.
Izlemiet, kas būs pilnvarots veikt pirkumus uzņēmuma vārdā. Noteikt ierobežojumus attiecībā uz iepirkuma iestādi un noteikt, kas apstiprinās pirkumus, kas pārsniedz šos limitus.
Rakstiet vadlīnijas pārdevēja izvēlei. Nosakiet, kā piedāvājuma process darbosies un cik cenas ir jāsaņem par katru iespēju. Paskaidrojiet visus kritērijus, kas pircējiem jāizmanto, lai novērtētu piedāvājumus. Kritēriji var ietvert cenu, kvalitāti, apdrošināšanu, pārdevēja darbības ilgumu un vairāk.
Norādiet apstākļus, kādos darbinieki var slēgt līgumu. Norādiet līguma apstiprināšanas procesu un piešķiriet pilnvaras līguma parakstīšanai. Iestatiet maksimālo līguma limitu. Norādiet, cik bieži regulāri jānovērtē pakalpojumu līgumi.
Noteikt noteikumus par dāvanu un ēdienu pieņemšanu no pārdevējiem. Daži uzņēmumi atļauj ēdienus, bet ne dāvanas, bet citi uzņēmumi atļauj dāvanas līdz noteiktai dolāra vērtībai. Daži uzņēmumi atļauj grupu dāvanas, bet ne personiskas dāvanas un dažus aizliegumus pārdevējam dāvināt dāvanu.
Izstrādāt interešu konflikta politiku. Daži uzņēmumi aizliedz darbiniekiem iegādāties no pārdevējiem, kuriem tie ir ieinteresēti: citi paplašina aizliegumu uzņēmumiem, kuros tuvs draugs vai ģimenes loceklis ir ieinteresēts. Tomēr citi nepiemēro šādu ierobežojumu.
Izveidot konfidencialitātes vadlīnijas. Nosakiet, kāda veida informācija tiek uzskatīta par konfidenciālu, un noteikt laika periodu, kurā darbiniekiem, kuriem ir šī informācija, ir aizliegts to izlaist.
Izskaidrojiet savu pasūtīšanas sistēmu. Norādiet pirkuma pasūtījumu rakstīšanas un izsniegšanas norādījumus. Ja jūsu datorsistēma ļauj iestatīt minimālos krājumu līmeņus un brīdinājumus, kad tie ir sasniegti, paskaidrojiet, kā to izdarīt. Ja jūsu uzņēmums uzglabā preces, izmantojot svītrkodu vai citu datoru sistēmu, sniedziet norādījumus par esošo produktu maiņu un jaunu ierīču izveidi.
Dokumentējiet politiku, ko citi darbinieki, piemēram, personāls, kas saņem darbiniekus, izmantos, lai pircēji zinātu par trūkstošiem, bojātiem vai nepareiziem sūtījumiem.
Padomi
-
Pirms parakstīšanas jūs varat vēlēties, lai advokāts izskatītu jebkuru līguma dokumentu.
Drukājiet politiku uz logotipa papīra.
Brīdinājums
Publiski tirgotajiem uzņēmumiem parasti ir stingra interešu konflikta politika. Konsultējieties ar advokātu, ja rakstāt publiskā iepirkuma politiku.
