Uzņēmumiem ir divi galvenie uzņēmējdarbības cikli: ieņēmumu cikls un izdevumu cikls. Pilna cikla maksājumi ir daļa no lielākas iepirkumu un izdevumu cikla. Tas sastāv no visu nepieciešamo grāmatvedības darbību klāstu, kas vajadzīgs, lai veiktu pirkumu, kad pasūtījums ir ievietots, un produktu vai pakalpojumu. Pilns parādsaistību cikls ietver atbilstošus dokumentus, rēķinu apstiprināšanu, čeku izsniegšanu un maksājumu reģistrēšanu.
Padomi
-
Maksājamie maksājumi cikla laikā var vai nu atsaukties uz pilnīgu rēķina saņemšanas, pārbaudes un maksāšanas procesu, vai arī par darba vietu, kas ietver atbildību par visu procesu.
Maksājamie konti
Pārskaitījuma procesā ir iesaistīti trīs galvenie dokumenti: pirkuma pasūtījums, saņemšanas ziņojums un pārdevēja rēķins.
- Kad uzņēmums ir gatavs veikt pirkumu, iepirkuma departaments nosūtīs a pirkuma pasūtījums pārdevējam. Šajā dokumentā ir norādītas pieprasītās preces, cena un daudzums. Pirkuma pasūtījums rosina pārdevēju nosūtīt preces.
- Kad uzņēmums saņem preces, saņēmēja struktūrvienība pabeigs a saņemšanas ziņojumu. Šajā ziņojumā ir norādītas precīza prece, kas atrodas sūtījumā. Ja sūtījumā ir bojāti priekšmeti, darbinieks to atzīmē ziņojumā.
- Pārdevējs nosūta pārdevēja rēķins pieprasot samaksu par sniegtajām precēm vai pakalpojumiem. Šis dokuments tiek nosūtīts uz maksājamiem kontiem un aktivizē maksājuma procesu.
Maksājamās procedūras
Izveido labi pārvaldītu kontu uzņēmumu rūpīgi definētas procedūras lai vadītu maksājamo maksājumu procesu, lai novērstu kļūdas un atklātu tās, kad tās rodas. Tādas pašas procedūras var arī atturēt un atklāt apzinātu viltošanu un sniegt revīzijas liecību vēlākai izmantošanai gadījumā, ja neatbilstība būtu neatklāta. Šīs procedūras dažādās uzņēmējsabiedrībās un struktūrvienībās ir atšķirīgas, taču parasti tās ir līdzīgas:
- Pēc piegādātāja rēķina saņemšanas, maksājamā komanda veic a trīsceļu spēles salīdzinot informāciju par pirkuma pasūtījumu pret saņēmēja pārskata un pārdevēja rēķina datiem, lai nodrošinātu informācijas konsekvenci.
- Ja maksājamie konti var pārbaudīt, vai pārdevēja rēķinā norādītās preces ir pasūtītas un saņemtas uzņēmumam, rēķins ir apstiprināts maksājumu apstrādei. Tas tiek darīts, izmantojot kuponu, parakstu vai zīmogu.
- Ja pastāv neatbilstības - ja saņemtais daudzums neatbilst, piemēram, pasūtītajam daudzumam un rēķinam, vai ja produkts nav pasūtīts, - debitoru parādi mēģinās izsekot emisijas avotu pēc vajadzības kopā ar saņēmēju, pārdevēju vai gala lietotāju, kas pasūtījumu izdarījis.
- Lielos uzņēmumos faktisko maksājumu apstrādā Valsts kases departaments. Tomēr maksājumi ir atbildīgi par maksājumu izsniegšanu lielākajā daļā mazo uzņēmumu. Pēc tam, kad rēķins ir aizpildīts, maksājamie konti kopā ar čeku nosūta apstiprinātu dokumentāciju uzņēmuma čeku parakstītājam.
- Pēc tam, kad čeku parakstītājs apstiprina un paraksta, maksājamie maksājumi nosūta čeku un atzīmē rēķinu kā apmaksātu grāmatvedības sistēmā.
Pilna cikla konta maksājumi
Norēķinu kontus bieži sauc arī par "pilnu ciklu". Tas nozīmē, ka maksājošais darbinieks ir atbild par katru maksājuma procesa daļu, nevis specializāciju vienā vai vairākās konkrētās jomās. Iespējamie pienākumi varētu ietvert trīspusēju saskaņošanu, izdevumu pārskatu pārskatīšanu, precizitāti, maksājumu atlaižu piemērošanu un maksājumu veikšanu pārdevējiem.
Kad šīs pozīcijas tiek reklamētas, personāla nodaļa vai vadītājs, kas ir atbildīgs par īri, parasti mēģinās veidot maksājamus rēķinu jautājumus, kas precīzi novērtē pieteikuma iesniedzēja zināšanas par visu procesu, kā arī identificē trūkumus vai pieredzes jomas.
