Organizācijas veiksme vai neveiksme bieži ir atkarīga no tās spējas sazināties ar saviem biedriem, saskaņā ar Kalifornijas Valsts universitātes Komunikāciju departamentu. Jaunās tehnoloģijas, kas sajauktas ar kultūru daudzveidīgām auditorijām, ir palielinājušas organizatorisko komunikāciju nozīmi, bet arī padarījušas šo jomu sarežģītāku. Dažu kopīgo šķēršļu izpratne var uzlabot organizācijas komunikācijas spējas.
Kļūdaina struktūra
Auditorijām ir nepieciešama struktūra, lai saprastu ziņu, un daudzi sakari ir lemti, jo viņiem trūkst atbilstošas organizācijas, saskaņā ar Lee Hopkins, kurš ir uzrakstījis vairāk nekā 130 rakstus par biznesa komunikāciju. Struktūra ir kritiska, jo bez ievadu, ķermeņa un tuvuma auditorijai būs grūti saglabāt, atsaukt un apstrādāt informāciju. Šie noteikumi attiecas uz jebkuru saziņu, sākot no e-pasta vēstulēm līdz publiskām prezentācijām un jebkuras lieluma auditorijām.
Pieņēmumi
Divi kopēji komunikācijas pieņēmumi raksturo katastrofu organizācijas komunikācijas panākumiem. Tiek pieņemts, ka visiem organizācijas locekļiem ir tāda pati zināšanu bāze kā ziņojuma sūtītājam. Otrs domā, ka informācija tiks izplatīta precīzi un efektīvi tikai pēc viena vai divu locekļu saņemšanas. Brīvās pārvaldības bibliotēka, tiešsaistes vadlīniju rokasgrāmata, iesaka šai vadībai aktīvi, pārdomāti un stratēģiski sazināties ar saviem biedriem. Brīvās pārvaldības bibliotēkas īpašie ieteikumi ietver regulāras tikšanās starp darbiniekiem un vadītājiem, kā arī starp dažādām struktūrvienībām. Citi padomi ietver darbinieku rakstisku eksemplāru, darbinieku rokasgrāmatu un citu svarīgu uzņēmuma materiālu kopiju sniegšanu.
Pārmērīga atkarība no tehnoloģijas
Pārāk liela atkarība no jaunām tehnoloģijām, piemēram, testa, čivināt vai citām sociālo mediju vietnēm, var nozīmēt, ka ne visi organizācijas biedri burtiski saņem ziņu. Piemēram, nevainojams emuārs nebūs tikpat noderīgs dalībniekiem, kuriem ir jāveic uzdevums bez interneta piekļuves. Jim Shaffer, "The Leadership Solution" autors, iesaka organizatoriskajiem sakariem atbildīgajiem pārskatīt savus plānus, lai nodrošinātu, ka viņi izmanto metodes, kas sniedz informāciju, kas nepieciešama klientiem un darbiniekiem, nevis paļaujas uz moderniem vai pievilcīgiem formātiem.
Pārāk daudz informācijas
Vēl viena bieži sastopama kļūda ir uzskatīt, ka detalizētas informācijas pievienošana komunikācijai padara to pārliecinošāku, ja patiesībā pārāk daudz informācijas var izslēgt auditoriju. Vienkāršība ir galvenais, lai radītu organizatoriskās komunikācijas, kas paliek auditorijā. Neatkarīgi no tā, cik daudz jūs mīlam produktu, saprotat ideju vai ir pieredze ar nozari, pieturieties pie diviem vai trim galvenajiem punktiem, nevis runājot vai rakstot par visu, ko zināt, lai saņemtu savu vēstījumu.
Aizmirstot par Nonverbals
Par organizatoriskajiem sakariem atbildīgajiem ir jāņem vērā neverbālie signāli, kas var vai nu uzlabot sagatavoto ziņu, vai pilnībā mazināt vai izkropļot tās nozīmi. Rietumu kultūrā, saskarsmē ar acīm, pareizu stāju un apģērbu, kas ir piemēroti situācijai, redzams, ka ziņu sūtītājs ir ieinteresēts, cienīgs, sirsnīgs un ticams, saskaņā ar mindtools.com.
