Iepirkuma procesa racionalizēšanai ir nepieciešami īpaši iepirkuma soļi, lai samazinātu laiku starp brīdi, kad persona pieprasa preci un kad tas tiek saņemts. Pamatojoties uz jūsu pašreizējo pirkumu procesu, jūs varat racionalizēt savu sistēmu, mainot iesaistīto personu, piešķirot lielāku iepirkuma iestādi un izveidojot konkrētas pārdevēja politikas.
Noteikt trūkumus
Pirmais solis iepirkuma procesa racionalizēšanā ir noteikt, kāpēc jūs vēlaties to darīt. Iespējams, ka jums ir pārpalikums. Jūsu darbinieki var būt mazāk produktīvi, jo viņiem jāgaida vajadzīgā iekārta. Jūsu klienti var būt nelaimīgi, jo nevarat saņemt materiālus pietiekami ātri, lai izpildītu pasūtījumus. Jūsu veidlapas vai pat efektīva papīra dokumentu trūkums varētu radīt vājās vietas. Tiklīdz jūs uzzināsiet, kādas ir jūsu pirkumu problēmas, varat pārbaudīt savu procesu, lai redzētu, kas varētu radīt problēmu.
Centralizēt vai decentralizēt
Viens veids, kā racionalizēt iepirkuma procesu, ir centralizēt to ar vienu personu vai nodaļu. Tā vietā, lai darbinieks dotos uz savu departamenta vadītāju, kurš pēc tam dodas uz galveno amatpersonu, kas pēc tam dodas uz finanšu vadītāju, ļauj darbiniekiem iesniegt pieprasījumus tieši vienam iepirkuma aģentam. Tas var samazināt laiku, kas nepieciešams, lai saņemtu apstiprinājumu, jo viena persona ir atbildīga par laika grafiku.
Tomēr, ja jums jau ir šāda veida centralizētais iepirkuma process, tas varētu būt jūsu problēma. Tas var notikt, ja iepirkuma aģents ir pārspīlēts ar pieprasījumiem, kas viņai ir jāpēta. Ja tas tā ir, apsveriet iespēju nodaļu vadītājiem vispirms apstiprināt pirkumus, kurus viņi iesniedz finanšu departamentam. Lai maksimāli izmantotu šāda veida sistēmu, izveidojiet datumu visiem jūsu veidlapām, lai nodrošinātu, ka visi iesaistītie zina, kad ir jāmaksā pasūtījums, un ziniet, ka tie būs atbildīgi.
Palielināt iepirkuma iestādi
Vēl viena iepirkuma racionalizēšanas metode ir dot vairāk darbinieku darbiniekiem, kas var veikt pirkumus. Tas var novest pie pārāk lieliem izdevumiem, ja nenosaka konkrētus parametrus, piemēram, kādas preces un pakalpojumus, ko konkrētais darbinieks var iegādāties, maksimālo pirkumu apjomu, ko viņš var veikt, un kādus pārdevējus viņš var izmantot. Apsveriet iespēju ļaut darbiniekiem veikt mazākus pirkumus, jo īpaši parastos, kas parasti tiek apstiprināti, piemēram, biroja preces. Ja jūs varat kontrolēt uzņēmuma kredītkaršu izmantošanu atsevišķiem darbiniekiem, izsniedziet kartes personāla locekļiem ar iepirkuma iestādi, ļaujot viņiem veikt pirkumus tiešsaistē, ķieģeļu un javas iegādi, neveicot čeku vai kredītkartes pirkšanu no grāmatvedības nodaļas. Izveidojiet stingru uzņēmuma politiku kredītkaršu lietošanai.
Pirms apstiprināt pārdevējus
Ja darbiniekiem ir jāveic izpēte un jāapstiprina pārdevēji katru reizi, kad viņi veic pirkumu, izveidojiet to apstiprināto piegādātāju sarakstu, kurus viņi var izmantot. Tas palīdz nodrošināt, ka jūs strādājat ar piegādātājiem, kurus jūs zināt, un var radīt apjoma pirkšanu, kas var novest pie pārdevēja atlaides. Izveidojiet iepirkuma sistēmu ar apstiprinātiem pārdevējiem, lai viņiem nebūtu jādarbojas ar kredīta ziņojumu katru reizi, kad darbinieks veic pirkumu. Sniedziet pārdevējiem sarakstu ar darbiniekiem, kuri var veikt pirkumus, vai izmantot uzņēmuma iegādes kodu, ko dodat, lai izvēlētos darbiniekus. Pieteikuma veidlapas vai veidnes pieprasījums, ko jūsu darbinieki var izmantot, ja viņiem ir nepieciešams saņemt vairākus piedāvājumus par darbu, racionalizēs procesu, novēršot nepieciešamību darbiniekiem izveidot cenu dokumentus.
Uzlabot iegādes grafiku
Ja jūs jau iepriekš zināt, jums ir nepieciešams iegādāties konkrētas preces un preces, ieplānojiet šos pirkumus lēnā laikā jūsu uzņēmumā, jau iepriekš. Tas var palīdzēt samazināt pirkumus, kas pazūd papīra darbu jūrā, pieprasot nodaļas līmeņa izmeklēšanu un paātrinātu pieprasījumu. Vai jūsu departamenta vadītāji iesniedz ceturkšņa pirkuma pieprasījumus, ieskaitot piegādes datumus, un lūdz jūsu aģentam izveidot kalendāru pirkumu veikšanai.
