Veiksmīgas konvencijas plānošana prasa, lai pirms darba uzsākšanas par galveno sapulču loģistiku būtu jāzina uzņēmējorganizācijas stratēģiskie mērķi. Izmantojot savus stratēģiskos mērķus, jūs varat efektīvi plānot, kā piesaistīt vēlamos dalībniekus, izvēlēties pareizo vietu, izvēlēties labākos runātājus un attīstīt pievilcīgākās ērtības un aktivitātes.
Definējiet savus stratēģiskos mērķus
Organizācijas mērķi konvencijai ne vienmēr ir tādi paši kā konvencijas dalībnieku mērķi. Uzziniet organizācijas iemeslus konvencijas uzņemšanai. Tas varētu būt dalībnieku piesaistīšana un saglabāšana, peļņas gūšana, valdes un komitejas locekļu atvaļinājuma nodrošināšana vai mediju reklāmas publicēšana organizācijai.
Iestatiet savu taktisko plānu
Tiklīdz jūs zināt savus stratēģiskos mērķus, nosakiet savus taktiskos mērķus, lai tos sasniegtu. Tie var ietvert semināru un runātāju izvēli, lai piesaistītu konkrētus dalībnieku veidus, kam ir ieņēmumu gūšanas izstāde, pievienojot laulāto aktivitātes, lai palielinātu apmeklējumu skaitu, organizētu sociālās funkcijas, piemēram, golfa turnīru vai upes kruīzi, ar balvu banketu vai ikgadēju balsošanu dalību. Jūsu mārketinga plānā jāiekļauj reklāmas, sabiedrisko attiecību, reklāmas un sociālo mediju stratēģijas konvencijas popularizēšanai.
Plānojiet budžetu
Nosakiet organizācijas konvencijas finansiālos mērķus un pārskatiet savus numurus. Ja konvencija ir rēķins, jums var būt ierobežots līdz konkrētam budžetam. Organizācijai varētu būt peļņas mērķis, vai arī jums, iespējams, būs atļauts tērēt, pamatojoties uz jūsu gaidāmajiem ieņēmumiem. Izveidojiet prognozes, pamatojoties uz optimistiskiem un konservatīviem reģistrācijas un sponsorēšanas ieņēmumiem.
Izklāstiet savu darba kārtību
Tālāk plānojiet savu pasākumu programmu. Izvēlieties savu datumu, vietu un aktivitātes. Daudzās konvencijās ir tēma, kas izskaidro pasākuma vispārējo mērķi un palīdz piesaistīt apmeklētājus. Iespējams, būs nepieciešams pieprasīt ievadi datumos un potenciālajās vietās no sava kuģa vai apmeklētājiem, un, pirms izvēlaties vienu, jāveic vietnes apmeklējumi vairākās vietās. Pārskatiet informāciju par iepriekšējām konvencijām, lai uzzinātu par vietām, apmeklējumu, finanšu rezultātiem un dalībnieku un sponsoru atsauksmēm. Izveidojiet kalendāru, kas sākas ar dalībnieku reģistrēšanos un izklāsta katru dienu.
Pētniecības loģistikas vajadzības
Sāciet sazināties ar vietām, runātājiem, ēdināšanas iestādēm, izklaides iespējām, audiovizuālajiem uzņēmumiem, printeriem un ceļojumu kompānijām. Noteikt, kā rīkoties ar mārketingu, reģistrāciju, sponsorēšanu, nozīmēm, reģistrēšanās, tirdzniecības izstāžu kabīnēm, dāvanu maisiņiem, programmu grāmatām un tīmekļa vietņu lapām. Sūtiet pieprasījumus iesniegt priekšlikumus ārējiem pārdevējiem, piemēram, kūrortiem, ēdināšanas uzņēmumiem, golfa laukumiem un ceļojumu aģentūrām. Sastādiet vēlamo pārdevēja sarakstu un izmaksas.
Uzrakstiet priekšlikumu
Sagatavojiet dokumentu, kas parāda jūsu kuģa vai konvencijas komandu par jūsu konvencijas plānu. Iekļaujiet savu izpratni par organizācijas mērķiem un to, kā jūs plānojat sasniegt šos mērķus. Sniedziet pasākuma darba kārtību ar detalizētu dienas grafiku. Iesniedziet pilnu budžetu. Paskaidrojiet, kāpēc esat izvēlējies tēmu, atrašanās vietu, semināru tēmas, runātājus un sociālās aktivitātes. Pamatojiet savu apmeklējumu, izdevumu un ieņēmumu prognozes, pamatojoties uz jūsu pētījumu.
