Jebkurai organizācijai ēkas centību svinēšana ir gadu darba un plānošanas kulminācija. Ir daudz veidu, kā to plānot. Izbaudiet laiku, kas radīts radoši izlemjot, kādi komponenti ir vispiemērotākie jūsu pasākumam. Vai būs lentes griešana? Kas par pusdienu? Vai vēlaties iekļaut reliģisku komponentu? Daudzas no šīm idejām var būt atkarīgas no jūsu budžeta, bet ir vērts izpētīt. Kad būsit dažas vadlīnijas, sāciet plānošanas procesu.
Iestatiet datumu vairākus mēnešus iepriekš. Koordinējiet savu būvuzņēmēju paredzamā pabeigšanas datumā. Pārbaudiet vietējos būvnormatīvus - jums var būt nepieciešams izsniegt sertifikātu, lai varētu likumīgi rīkot notikumu jaunajā ēkā. Ja plānojat kopienas mēroga svinības, pārbaudiet citu grupu vai iestāžu kalendārus, lai jūs netiktu rezervēti primārie datumi.
Sagatavojiet viesu sarakstu vairākus mēnešus iepriekš. Paziņojiet uzaicinātajiem VIP par datumu un paziņojiet viņiem, ka rezervēsit autostāvvietas un īpašas sēdvietas. Aprēķiniet apmeklētāju skaitu: rūpīgi izlasiet savu sarakstu un varbūtību, ka cilvēki apmeklēs. Parasti, jo lielāks viesu saraksts, jo zemāks ir apmeklējuma procents. Sarakstiem ar 500 vai vairāk viesiem 25% apmeklējumu ir sākumspēja. Ēdināšanas iestādes ir informēts resurss, lai novērtētu apmeklētāju skaitu.
Vairākus mēnešus iepriekš aiciniet garīdznieku locekļus un citus runātājus, kurus jūs cerat piedalīties pakalpojumā.
Nosūtiet paziņojumus „saglabājiet datumu” pa pastu uz visu viesu sarakstu līdz diviem mēnešiem.
Rezervējiet un satikieties ar ēdināšanas iestādi pēc iespējas ātrāk. Pieņem lēmumus par kosmosa plānošanu, ēdienkarti, aprīkojuma vajadzībām, autostāvvietu, ziedu kārtību un apkalpojošo personālu.
Grāmatu aprīkojuma noma un pakalpojumi. Sākt plānošanas sanāksmes katram no tiem vairākus mēnešus iepriekš. Tie var ietvert aprīkojumu (krēslus, galdus, gultas veļu, skatuves, skaņas sistēmu un pjedestālu), autostāvvietu, floristus, mūziķus, printeri un fotogrāfus. Sāciet strādāt ar jebkuru mediju, kas varētu aptvert šo notikumu.
E-pasta ielūgumi trīs nedēļas pirms pasākuma. Rokas adrese, ja iespējams.
Apstipriniet ar pakalpojumu sniedzējiem divas nedēļas iepriekš un pārbaudiet visas detaļas. Izveidojiet detalizētu notikumu dienas notikumu grafiku un izplatiet to pakalpojumu sniedzējiem. Iekļaujiet kontaktinformāciju ar mobilā tālruņa numuriem. Programmām vai pakalpojumu pasūtījumiem vajadzētu doties uz printeri divas nedēļas pirms pasākuma.
Dienu pirms pasākuma rezervējiet autostāvvietu VIP, garīdzniekiem un ēdināšanas uzņēmumiem ar konusa un rezervēto stāvvietu zīmēm. Pavairojiet programmu / servisa pasūtījumus no printera. Saņemiet nomas vienumus un sāciet iestatīšanu. Ja nepieciešams, atkārtoti sazinieties ar plašsaziņas līdzekļu dalībniekiem un rezervējiet tiem vietu.
Pasākuma dienā strādājiet ar plānu un atkariet no profesionāļiem, kurus esat nomājis, lai veiktu savu darbu.
Padomi
-
Izstrādājiet centību, lai godinātu ēkas nodomu. Piemēram, studenti varētu spēlēt jēgpilnu lomu jaunās skolas ēkas veltīšanā, vai viesi var tikt aicināti iemest savvaļas ziedu sēklas pie publiskā dārza centra. Ja ziedojumi jaunajai ēkai tika ziedoti, plānojiet, lai vakarā pirms veltīšanas ziedotu donoru privāto „lēkt peek”.
