Ja jūsu uzņēmums tiek aicināts atbildēt uz pieprasījumu iesniegt piedāvājumu, potenciālais klients aicina jūs iesniegt oficiālu atbildi, norādot, kā jūs izpildīs līgumu. Lai gan potenciālajiem pretendentiem bieži nav pienākuma oficiāli atteikties no šādiem uzaicinājumiem, jums vienmēr ir jāziņo par saviem nodomiem rakstiski, kā arī ar neoficiāliem kanāliem.
Lai solītu vai nepiedāvātu cenu
Pirms uzņēmums nolemj noraidīt RFP, RFP iekšēja pārskatīšana ir piesardzīgs solis. Praktiskie iekšējie iemesli, kāpēc noraidīt, ir projekta cenu noteikšana, plānošana un zināšanu trūkums par pieprasītajiem pakalpojumiem vai produktiem. Tomēr jūsu uzņēmuma ārējie pasliktināšanās iemesli ir jānorāda diplomātiski - nākotnes darījumu attiecību iespēju nekad nedrīkst aizmirst.
Atbilstoša oficiālā un neoficiālā atbilde
Katram RFP procesam var būt unikālas prasības, kā oficiāli noraidīt priekšlikuma iesniegšanu. Piemēram, dažās RFP ir iekļauts konkrēts “bez maksas” datums - šādos gadījumos jums ir jādara viss iespējamais, lai nodotu savu nodomu atteikties piedalīties piedāvājuma procesā līdz RFP noteiktajam datumam. Tas ir īpaši svarīgs solis, lai pareizi rīkotos, ja jūs sākotnēji lūdzāt, lai jūsu uzņēmums tiktu iekļauts RFP procesā.
RFP jāiekļauj to personu saraksts, kurām jāsazinās ar RFP atcelšanu, un jums jāinformē viens vai vairāki no šiem cilvēkiem pa pastu. Tāpat ir ieteicamas neformālas komunikācijas metodes, piemēram, tālrunis un e-pasts. Lai veicinātu turpmākās uzņēmējdarbības iespējas, jums jāmēģina teikt ne graciozi - reizēm to sauc par „nē”, bet „personai”. Tā ir gudra pieeja, ja tiek atteikta RFP.
